Vamos falar de Planejamento pra Vida!

Não dá pra fugir da responsabilidade e necessidade de planejar pra vida. Não é surpresa que o planejamento é, no mínimo, imprescindível e essencial para a boa realização de qualquer projeto. Principalmente em uma organização, em que as atividades de toda uma equipe devem estar alinhadas entre si. Portanto, para resumir e já deixar claro de cara, podemos listar as principais vantagens do planejamento em uma corporação:

• Aumenta a eficiência de uma organização;
• Reduz os riscos envolvidos nas atividades comerciais modernas;
• Facilita a coordenação adequada dentro de uma organização;
• Ajuda na organização de todos os recursos disponíveis;
• Dá uma direção certa para a organização;
• Ajuda a manter um bom controle;
• Ajuda a alcançar os objetivos da organização;
• Motiva o pessoal;
• Incentiva a criatividade e a inovação dos gerentes;
• Também ajuda na tomada de decisões.

Dito isso, demos então um passo atrás para entendermos a importância do planejamento.

Por que o planejamento é importante?

Segue uma lista dos principais motivos pelos quais o planejamento é importante. Vamos a ela!

Aumenta a eficiência

O planejamento otimiza a utilização de todos os recursos disponíveis e ajuda a reduzir o desperdício de recursos valiosos. Nesse sentido, tem como objetivo proporcionar os maiores retornos com o menor custo possível. Assim, aumenta a eficiência geral.

Reduz os riscos relacionados aos negócios

Existem muitos riscos envolvidos em qualquer negócio moderno. O planejamento ajuda a prevê-los. Além disso, também ajuda a tomar as precauções necessárias e preparar-se para incertezas futuras. Assim os riscos do negócio são reduzidos.

Facilita a coordenação adequada

Muitas vezes, os planos de todos os departamentos de uma organização são bem coordenados entre si. Da mesma forma, os planos de curto prazo, médio e longo prazo de uma organização também são coordenados entre si. Essa coordenação adequada só é possível através de um planejamento eficiente.

Auxilia na organização

Organizar significa reunir todos os recursos disponíveis, ou seja, organizar não é possível sem planejamento. Isso porque o planejamento nos diz a quantidade de recursos necessários e quando. Isso significa que o planejamento ajuda na organização com eficiência.

Dá a direção certa a seguir

Direção significa fornecer informações adequadas, instruções precisas e orientações úteis aos subordinados. Ela é basicamente impossível sem planejamento. Isso porque é o planejamento que nos diz o que fazer, como e quando.

Mantém um bom controle

Com o controle, o desempenho real de um funcionário é comparado com os planos e, assim, os desvios (se houver) são descobertos e corrigidos. É impossível obter esse controle sem o planejamento correto. Portanto, planejar pra vida se torna sinônimo de para manter um bom controle.

Ajuda a alcançar objetivos

Toda organização tem certos objetivos ou metas. E, inevitavelmente, continua trabalhando duro para cumprir esses objetivos. O planejamento ajuda a organização a atingi-los com destacáveis facilidade e rapidez, além de ajudar a organização a evitar gastar tempo com atividades aleatórias.

Motiva o pessoal

Um bom plano fornece vários incentivos financeiros e não financeiros para gerentes e funcionários. Esses incentivos os motivam a trabalhar duro e alcançar os objetivos da organização. Assim, o planejamento ajuda a motivar o pessoal de uma organização.

Incentiva a criatividade e a inovação

O planejamento ajuda os gerentes a expressar sua criatividade e inovação. Assim, traz satisfação para os gerentes e, eventualmente, sucesso para a organização.

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Ajuda na tomada de decisão

Um gerente faz muitos planos diferentes, dessa forma, ele seleciona a melhor das estratégias disponíveis. Fazer uma seleção ou escolha significa tomar uma decisão. Portanto, a tomada de decisão é facilitada pelo planejamento.

Portanto, o planejamento é necessário para o funcionamento eficaz e eficiente de todas as organizações, independentemente de seu tamanho, tipo e objetivos.

Qual é a relação entre Planejamento e Agendamento?

Seja vendendo limpadores de cachimbo ou fabricando widgets para usar na criação de gadgets, qualquer empresa com operações e produção lidará com planejamento e agendamento. O diferencial entre o que está planejado e o que está agendado é onde tempo e dinheiro são perdidos. A necessidade de um planejamento preciso que leve ao agendamento adequado é do âmbito dos principais interesses de qualquer empresa. Um depende do outro, portanto, diminuir o espaço entre os dois garante resultados mais eficientes ao redor. Para entender melhor, vamos definir cada um desses elementos.

O que é planejamento?

Temos o planejar pra vida e o planejar corporativo; vamos focar no segundo caso agora. Planejamento é o que acontece quando uma empresa traça um caminho para alcançar um resultado. No que diz respeito à fabricação, por exemplo, as vendas e as operações devem estar envolvidas no planejamento da demanda futura. Ou uma série de grandes pedidos pode ser planejada em todos os níveis de uma empresa, das vendas às finanças. É o ‘o que’ e ‘como’ de qualquer projeto: o que precisa ser alcançado e como isso será feito.

O que é agendamento?

O agendamento é quando um plano recebe datas específicas e uma ordem cronológica para as tarefas, para que um plano possa ser colocado em ação. Essas agendas precisam incluir contingências para desvios no plano. Isso reflete o “quando” de um projeto, com a atribuição de recursos apropriados para fazê-lo no prazo.

Fechando a lacuna entre planejamento e agendamento

Quando os planos e horários divergem, pode ser devido vários problemas, dentro os quais podemos indicar alguns:

• Não foram planejadas contingências externas. Exemplo? Se um fabricante de um widget não considerou possíveis atrasos no recebimento das matérias-primas necessárias no plano e, de fato, não recebeu os materiais a tempo para concluir um pedido agendado, a lacuna entre o planejamento e o agendamento aumenta.
• Diferentes equipes não foram incluídas no plano. Exemplo? Se o departamento de vendas de um fabricante vendeu uma lista de mercadorias a um cliente, mas não incluiu estoque, operações, produção e finanças em seus planos, o cronograma que eles podem ter dado ao cliente provavelmente será totalmente impreciso. Os tempos irrealistas usados ​​no planejamento levam ao mesmo no agendamento e o resultado é atraso de pedidos e clientes insatisfeitos.

Qualquer divergência entre planejamento e agendamento cria ineficiências que podem ser caras para qualquer negócio. Quanto maior essa lacuna, maior o custo. O objetivo de qualquer organização é reduzir o plano de sua cadeia de suprimentos a uma arte, com contingências internas e externas incluídas, para uma entrega tranquila ao cliente final.

10 dicas para se planejar de maneira produtiva

1. Defina suas metas de planejamento

Antes mesmo de arranjar uma agenda, pergunte-se: para quê? Quais são os seus objetivos? É muito importante esclarecer essa resposta: você tem que querer e estar interessado nela. Se você está apenas se unindo à tendência, isso definitivamente não se sustenta e é muito mais difícil de realizar.

2. Estrutura de planejamento

Você não precisa gastar horas decorando seu planejador ou algo assim. Mas tem duas coisas que você precisa fazer: primeiro, anote seus objetivos. Uma vez escritos, eles se tornam parte do plano e, mesmo no nível subconsciente, você estará trabalhando para alcançá-los. Segundo, você deve sempre verificar suas metas mensais / anuais.

3. Formule suas tarefas de maneira fácil

Anote suas tarefas da maneira mais fácil e simples possível. E acima de tudo – disponha-as em etapas acionáveis. Por exemplo, não escreva “estudar para exame”, mas “ler e fazer anotações dos capítulos 2-3 desse e daquele livro”. Quando você olha para sua lista de tarefas, inserida no esforço de planejar pra vida, precisa saber exatamente o que fazer, não ter apenas uma sugestão vaga. (É assim que a procrastinação alcança as pessoas…).

4. Monitore os resultados

Agora que você definiu suas metas e as tarefas, é importante lembrar os resultados de seus esforços. Isso principalmente porque a verificação das conquistas mensais ou trimestrais vai ter ajudar a ver que você está no caminho de sua meta, o que, de quebra, proporciona motivação. Além disso, sem essas verificações, seu planejamento não terá resultado!

5. Abordagem sistemática

O planejamento deve fazer parte da sua vida. Você perdeu um dia ou uma semana? Volte logo que puder. Não importa se você precisa planejá-lo em 5 minutos em um post-it, porque é sempre melhor ter um plano improvisado do que nenhum. Você precisa desenvolver o hábito de planejar sistematicamente. Quanto mais tempo você procrastinar seu planejamento, menos planejará no futuro e assim os resultados serão mínimos.

6. Priorize suas tarefas

Como o dia tem apenas 24 horas, precisamos planejá-lo da melhor maneira possível. Certifique-se de ter suas prioridades bem alinhadas. Realmente há muitas atividades cotidianas que esgotam o tempo, mas não se pode deixar de avançar, nem que seja um pouquinho, em direção à sua meta. Dessa forma, a rotina diária não absorverá toda a sua produtividade e você continuará avançando em direção ao seu objetivo, devagar, sim, mas com firmeza.

7. Aprenda a Perdoar-se

Como mencionado, como o esforço é planejar pra vida, é importante planejar diariamente. Mas o planejamento é apenas uma instrução e a vida não para de acontecer. Às vezes, as coisas simplesmente não seguem o plano, ou você não terá tempo para planejar. Por isso, mesmo que seja importante manter hábito de planejar e tentar fazer tudo acontecer, é igualmente importante perdoar-se quando isso não acontece. Você perdeu um dia – ok, acontece, tente fazer melhor amanhã!

8. Dê uma folga pra sua cabeça

Seu planejador é um lugar para escrever não apenas o que você deve fazer, mas também pensamentos e ideias. Afinal, quando você coloca suas ideias no papel, estimula a criatividade.

9. Planeje tempo para descanso

Sim, a maioria de nós começa a planejar com o intuito de ser mais produtivo. Muitas pessoas consideram planejar fazer o máximo possível em menos tempo possível. Porém, essa é a fórmula para o esgotamento. Dessa maneira atropelada, seus objetivos não serão alcançados – é necessário manter o descanso sempre em dia. Portanto, não exagere no planejamento da produção: planejar pra vida é também tirar um tempo para relaxar e recuperar as energias.

10. Experimente sistemas diferentes

Existem várias maneiras de planejar pra vida. Portanto, não tenha medo de experimentá-las e encontrar a que melhor se encaixa em você! Explore as possibilidades das ferramentas de gestão do tempo e descubra qual melhor se adapta ao seu estilo!

Vem conhecer muito mais sobre o assunto! Confira no curso de Gestão do Tempo, exclusivo da Assinatura FM2S!

Paula Louzada

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