O que é orçamento base zero ou Obz?

02 de outubro de 2017
Última modificação: 02 de outubro de 2017

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Blog, Gestão Financeira

Um planejamento orçamentário, ou financeiro, é um ponto fundamental na busca e manutenção do sucesso de uma empresa. O Orçamento Base Zero – OBZ tem por objetivo elaborar um planejamento capaz de reduzir sistematicamente os custos de uma empresa. Diferentemente de outras ferramentas tradicionais, o OBZ atua como a mais adequada para designar responsabilidades e lidar com dificuldades nas etapas de planejamento e controle financeiro. Nesse artigo nos aprofundamos no conceito, suas vantagens e desvantagens, além de lhe apresentar o quando e como aplicar o OBZ, confira: 

OBZ: O que é o Orçamento Base Zero?

OBZ – Orçamento Base Zero consiste em uma ferramenta estratégica utilizada por empresas no momento de elaborar seu planejamento orçamentário. Esses planejamentos tem período e complexidade variada de empresa para empresa, mas todos consideram fatores como: receitas, custos, despesas e investimentos. 

A aplicação da ferramenta é fundamentada, em suma, considerando premissas relacionadas com a função de cada um dos quatro fatores, ao passo que também considera planos e necessidades estratégicas na empresa. Para isso, o OBZ se desprende de métodos de base histórica ou índices de reajuste, bem característicos do modelo orçamentário tradicional. 

Ou seja, o OBZ permite aos gestores (financeiros ou não) melhor controlar os gastos e investimentos da empresa, analisando detalhadamente desperdícios e obsolescências dos processos. Isso acontece pois a ferramenta considera apenas as informações do que é orçado individualmente de cada centro de custo.

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Vantagens do OBZ

O OBZ logo de princípio lhe dá a vantagem de facilmente identificar desperdícios e despesas supérfluas. Isso cria a capacidade de redirecionar investimentos com mais assertividade e rapidez. No mais, aproveite a nova visão estratégica propiciada pela ampliação de atenção aos recursos e equipes e:

  • Amplie a eficiência e clareza na alocação de recursos;
  • De destaque a orçamentos inflados e insustentáveis;
  • Mitigue atitudes de desperdício e que não agregam valor;
  • Engaje os gestores e líderes;
  • Crie um sentimento de maior autonomia sobre e das áreas;
  • Valorize a responsabilidade na tomada de decisões;
  • Melhore a comunicação.

Desvantagens do OBZ

Tratando-se de uma ferramenta estratégica, o OBZ demanda um alto envolvimento dos gestores e líderes de departamento da empresa. Esse engajamento consome tempo e energia e, apesar de envolver todos em um mesmo objetivo holisticamente, cria algumas desvantagens, como por exemplo:

  • Exige um maior consumo de tempo que um orçamento tradicional;
  • Demanda uma atenção individual de cada gestor sobre cada item detalhado, além de sua justificativa;
  • Requer treinamento específico;
  • Obriga o desenvolvimento de um alto nível de confiança conjunta e honestidade de gestores e direção. 

Quando usar o Orçamento Base Zero?

A resposta é diferente para cada momento da empresa. Para as empresas mais novas, o OBZ é fundamental, afinal não há base histórica e o Planejamento Orçamentário deve ser realizado partindo de um valor zerado com projeções futuras. As projeções do plano de negócios e estimativas de crescimento contemplam receitas, custos, despesas e investimentos.

Por outro lado, em empresas maiores e mais consolidadas, o indicado é praticar o orçamento base zero com uma frequência de três ou cinco ciclos orçamentários. Ou seja, se sua organização faz o orçamento anualmente, uma boa prática é que a cada dois orçamento base histórico, o terceiro seja um base zero. E em um modelo semestral, o base zero pode acontecer a cada quatro orçamento base histórico, por exemplo.

Contudo, é importante considerar a realidade do cenário econômico que sua empresa se encontra. Considere a flutuação do mercado, mudanças legislativas e o dinamismo no comportamento dos consumidores. Assim, quando resolver utilizar o OBZ a metodologia estará focada na obtenção dos melhores resultados financeiros para sua organização naquele momento, dando-lhe o suporte para os resultados futuros.

Como aplicar o OBZ na sua empresa?

Uma recorrente falha de interpretação e familiarização faz com que muitos acreditem que o OBZ é aplicado apenas aos gastos e despesas. Porém, a metodologia pode e é muito útil quando aplicada em qualquer uma das etapas de gestão orçamentária

Por exemplo:

  • Despesas com pessoal: esta é uma despesa constante e muito significativa, além disso, quanto maior a empresa mais complicada é a alocação de pessoas e recursos. Aplique o OBZ para identificar áreas com necessidade de pessoal e as com colaboradores subutilizados. Priorize a alocação correta de pessoas, assim você evita demissões e tornar ainda mais ineficaz a empresa;
  • Despesas operacionais: orçamentos históricos replicam despesas muitas vezes ligadas a atividades fantasmas ou obsoletas. Use o OBZ para eliminar esses gastos ano a ano e, caso algum departamento sinta falta dos recursos, reveja o planejamento;
  • Investimentos operacionais: a compra, manutenção e troca de maquinários e utensílios pode impactar significativamente o orçamento. Invista apenas em objetos que terão um objetivo específico, imagine como melhor utilizá-lo e considere seu alinhamento a realidade e estratégias da organização;
  • Projeção de vendas: realize o orçamento de vendas futuro após análises detalhadas dos canais de distribuição. Pense em todas as oportunidades de abertura e descontinuação, bem como produtos com baixo desempenho ou rentabilidade. Alinhe-se, sempre, a demanda do mercado;
  • Custos variáveis: fornecedores, fichas técnicas, matéria prima e insumos são custos que podem atrapalhar a ideia de redução significativa de custos. Verifique quais alternativas se apresentam a sua realidade e preze por escolher aquelas que reduzam o custo mas não a qualidade do produto final;
  • Comissões: calcule assertivamente o impacto que esses valores representam na receita bruta, lembre-se de analisar desvios, redundâncias e inchaços nas comissões. O OBZ lhe permite, mesmo que em uma pequena quantia, reavaliar sua perda aqui;

5 Mitos do Orçamento Base Zero

1OBZ simplesmente significa construir o seu orçamento a partir do zero.

Realidade: O OBZ é um processo repetitivo para construir uma cultura sustentável de gerenciamento de custos.

Os esforços do OBZ de classe mundial criaram com sucesso culturas de gerenciamento de custos em toda a organização usando uma abordagem estruturada para facilitar a visibilidade de custos, governança de custos, responsabilidade por custos e incentivos alinhados. Felizmente, a mudança de cultura não é deixada ao acaso. Acreditamos que existe uma abordagem comprovada, passo a passo, para implementar programas bem-sucedidos de OBZ, e quando esta implementação for bem-feita, o OBZ faz com que o gerenciamento de custos seja parte da maneira como todos os funcionários trabalham diariamente.

2implementar OBZ requer corte ‘até o osso’.

Realidade: o grau de redução de custos é baseado no alvo da empresa.

O grau (e agressividade) do corte de custos de cada empresa reflete o tamanho de seu alvo de poupança de cima para baixo. Por exemplo, nas situações mais agressivas, vimos metas de redução de 30 por cento no primeiro ano versus outras situações que visam metas de redução de 10 por cento com um acordo para reinvestir a metade disso em áreas mais produtivas, portanto, apenas leva 5 por cento à linha de lucro.

3OBZ vai sobrecarregar o seu negócio e evitar que ele faça qualquer outra coisa.

Realidade: o lançamento inicial de um novo programa OBZ pode ser liderado por uma equipe central e completado num período entre quatro e dez meses.

A ideia de que a OBZ exige foco dedicado de cada funcionário por um ano ou mais, simplesmente não é verdade. Embora seja preciso tempo para incorporar uma nova cultura de gerenciamento de custos em qualquer organização, a configuração e implantação de um novo programa OBZ tem requisitos muito mais limitados.

Durante a configuração inicial, uma equipe de coordenação central desenvolve visibilidade profunda dos custos e estabelece metas de poupança detalhadas para o próximo ciclo de orçamentação. Essa equipe também garante que os sistemas e processos da empresa estejam em vigor para relatórios detalhados, governança e gerenciamento de desempenho que um OBZ de classe mundial exige. Em nossa experiência, este período de configuração pode levar de quatro a dez meses e é liderado principalmente por suporte em tempo integral de finanças e TI, com envolvimento a tempo parcial de proprietários de lucros e perdas e proprietários de categoria de custos em toda a empresa.

4OBZ apenas se concentra em SG & A.

Realidade: OBZ pode ser aplicado a qualquer tipo de custo: despesas de capital; despesas operacionais; custos de vendas, gerais e administrativos; custos de marketing; distribuição variável; ou custo da mercadoria vendida (CMV).

Os elementos fundamentais de um programa OBZ – governança, responsabilidade, visibilidade, incentivos alinhados e um processo rigoroso – formam um conjunto abrangente de ferramentas de gerenciamento de custos. No entanto, certos ajustes precisam ser feitos ao usar este kit de ferramentas em áreas específicas.

Aplique o OBZ aos custos variáveis (como o custo dos produtos vendidos, distribuição variável), e ajuste seu volume nos relatórios de desempenho mensais.  Adote o OBZ às despesas de capital, e os custos serão categorizados por escolhas de investimento discretas em vez de tipos de despesas, como quando estão com as despesas operacionais.

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