GTD: O método que “multiplica” o seu tempo

15 de fevereiro de 2020
Última modificação: 15 de fevereiro de 2020

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog

GTD ou Getting Things Done: do que se trata?

Getting Things Done, ou GTD, é um sistema para se organizar e manter a produtividade. Pode parecer complicado olhando de fora, mas o objetivo final é gastar menos tempo fazendo as coisas que você precisa fazer para assim ter mais tempo para as coisas que deseja fazer. Vamos detalhar e ver como você pode aplicar uma versão simplificada à sua vida.

O que é o GTD?

Getting Things Done (GTD) é na verdade duas coisas: um método de produtividade e um livro best-seller do autor e consultor de produtividade David Allen. Aliás, o método já existe há muito tempo e figura entre os principais entusiastas da.

Conheça o livro que funda o GTD

Getting Things Done: A Arte da Produtividade Sem Estresse, por David Allen.

No mundo de hoje, os métodos de ontem simplesmente não funcionam. Em Getting Things Done, o treinador veterano e consultor de gestão David Allen compartilha os métodos inovadores para desempenho sem estresse que ele introduziu para dezenas de milhares de pessoas em todo o mundo. A premissa de Allen é simples: nossa produtividade é diretamente proporcional à nossa capacidade de relaxar. Somente quando nossas mentes estão claras e nossos pensamentos estão organizados, podemos alcançar uma produtividade efetiva e liberar nosso potencial criativo. Em Getting Things Done, Allen mostra como:

  • Aplicar a regra “faça, delegue, adie, solte” para deixar sua caixa de entrada vazia;
  • Reavaliar objetivos e manter o foco em situações de mudança;
  • Planejar projetos e soltá-los;
  • Superar sentimentos de confusão, ansiedade e de ser oprimido;
  • Sentir-se bem com o que você não está fazendo.

Dos princípios básicos aos truques comprovados, o Getting Things Done pode transformar a maneira como você trabalha, mostrando como acelerar seu ritmo sem se desgastar.

Simplificando, o GTD é um método para organizar suas tarefas, prioridades e sua programação de uma maneira que os torne gerenciáveis. Nesse sentido, um dos maiores benefícios do GTD é facilitar a visualização do que você tem pra fazer e escolher o que trabalhar em seguida. Ele também tem uma forte ênfase em tirar suas tarefas da cabeça e inseri-las em um sistema ao qual você pode se referir. Isso limpa sua mente de qualquer distração mental que poça impedi-lo de trabalhar com eficiência.

É difícil colocar o GTD em prática?

Tudo isso parece ótimo, mas o GTD também tem uma reputação de ser complicado. Não precisa ser assim, mas parte da razão pela qual ganhou essa reputação é porque não há nenhum “caminho certo” rígido para praticá-lo. Existem aspectos para se manter, mas não existe algum livro de regras “faça isso, faça aquilo e coloque na categoria x”. Não há aplicativo preferido para usar como diário para comprar que faça funcionar.

Parte dessa imprecisão facilita a remixagem e a personalização para atender às suas necessidades, mas também dificulta a abordagem. Nesta postagem, mostraremos os princípios básicos do GTD da perspectiva de um iniciante e ofereceremos algumas dicas para ajudá-lo a aplicar um formulário simplificado e mais acessível à sua agenda agitada e à lista de tarefas pendentes.

Os cinco “pilares” do GTD

GTD é um sistema organizacional. Não estabelece regras sobre como você realmente faz seu trabalho. Em vez disso, ele se concentra em como você captura o trabalho que precisa realizar, organiza e escolhe o que precisa de sua atenção. No seu núcleo, o GTD se baseia em cinco “pilares”, ou etapas, para se organizar e se manter:

1. Capture tudo

Seus desafios, suas ideias, suas tarefas recorrentes, tudo. Anote tudo em um caderno, aplicativo de tarefas, planejador, enfim, o que você preferir usar para se organizar. O GTD não diz para usar uma ferramenta específica, mas o que você usa precisa se encaixar no seu fluxo normal. A barreira para usá-lo deve ser tão baixa que nunca há uma razão para você dizer “vou adicioná-lo à minha lista mais tarde”. Você deve capturar tudo assim que isso acontecer, para não precisar pensar novamente até que seja hora de fazê-lo.

2. Esclareça o que você precisa fazer

Não basta escrever “Planejar férias”, mas dividir a atividade em etapas acionáveis, para que não haja barreiras para executar a tarefa. Se houver algo que você possa fazer imediatamente e tenha tempo para fazê-lo, faça-o. Se houver algo que você possa delegar, delegue.

3. Organize esses itens acionáveis ​​por categoria e prioridade

Atribua datas de vencimento onde você puder e defina lembretes para acompanhá-las. Preste atenção especial à prioridade de cada item, também. Você não está realizando nenhum dos itens da sua lista no momento, apenas certificando-se de que eles estejam nos lugares certos e, assim, que seus lembretes estejam definidos. Em suma, é hora de qualidade com sua lista de tarefas, caixa de entrada e calendário.

4. Reflita sobre sua lista de tarefas

Primeiro, examine suas tarefas para ver qual deve ser sua próxima ação. É aqui que a etapa de esclarecimento mostra resultado, porque você deve poder escolher algo que tenha tempo e energia para fazer imediatamente. Se você vir algo tão vago que sabe que não será capaz de resolver, quebre-o. Segundo, faça periodicamente uma revisão aprofundada da sua lista de tarefas para ver onde você está progredindo, onde precisa ajustar suas prioridades e determinar como o sistema está funcionando para você.

5. Envolva-se e comece a trabalhar

Escolha sua próxima ação e chegue a ela. Seu sistema é, neste ponto, configurado para facilitar essa compreensão. Suas tarefas são organizadas por prioridade e colocadas em categorias. Você sabe no que trabalhar e quando, porque eles são divididos em pedaços administráveis ​​e pequenos, fáceis de começar. É hora de começar a trabalhar.

Esses são os princípios básicos do GTD. No seu núcleo, o GTD oferece uma maneira de tirar todos os seus deveres de sua cabeça e criar um sistema que possa lembrá-los, organizá-los e dividi-los em partes com as quais você pode trabalhar. Dessa forma, na próxima vez em que você examinar sua lista de tarefas, não haverá confusão sobre o que você tem tempo para resolver ou o que é mais importante. Assim você pode gastar menos tempo pensando no que fazer e como trabalhar e mais tempo realmente trabalhando.

Três passos para pôr o GTD em prática

Agora que você entende a premissa básica do GTD, é simples começar. De fato, é provável que muitos dos pilares do GTD já façam parte do seu fluxo de trabalho. Talvez você até já tenha um aplicativo para tarefas, ou uma reunião regular com seu chefe para discutir prioridades. Pode parecer assustador – ou você passará mais tempo se organizando com algo como o GTD do que realmente gastará fazendo seu trabalho – mas não precisa ser assim. Veja como começar.

Primeiro passo

Primeiro, você precisa de alguma ferramenta para capturar e organizar todas as suas ideias, tarefas, responsabilidades – tudo o que você precisa lembrar. Você provavelmente já possui um aplicativo, diário e planejador de lista de tarefas que costuma usar para se manter organizado. Caso contrário, procure um que funcione com o seu fluxo. Quando o chefe o surpreende com uma nova tarefa enquanto você trabalha em outra coisa, você quer uma ferramenta que permita tirar essa tarefa da cabeça e colocar no sistema o mais rápido possível. Dessa forma, você não precisa se estressar com isso ou tentar se lembrar mais tarde. Se seu aplicativo de tarefas pendentes atual não lhe dá essa liberdade, encontre um que o faça, mesmo que seja um post-it ou um quadro branco.

Segundo passo

Em seguida – e aqui está o que a maioria de nós não faz nesse momento – reserve um pouco de tempo toda semana ou no início de cada dia para realmente entrar em contato com suas tarefas. Afinal, não há maneira mais rápida de perder tempo no trabalho do que trabalhar às cegas sem pensar no cenário geral, ou no que você precisa fazer que é mais urgente. Portanto, verifique se essas tarefas estão organizadas em tarefas específicas que você pode executar sempre que tiver tempo para realizá-las.

Terceiro passo

Verifique também se eles estão organizados por prioridade, para que você nunca perca tempo descobrindo o que é mais importante fazer. Idealmente, quando terminar, suas tarefas deverão ser fáceis de digitalizar, você poderá ver rapidamente o que é mais importante, o que leva mais ou menos tempo para ser realizado e o que você deve resolver a seguir (e depois disso, e depois disso…).

A decisão de como organizar essas tarefas depende de você, mas lembre-se de não fugir demais do método. São as pequenas coisas que fazem isso, e se sua lista de tarefas começa a ficar cheia de categorias, prioridades variadas e todos os tipos de etiquetas, sinalizadores e funções, é hora de voltar à estaca zero e simplificar.

Você pode pensar que o próprio David Allen usa algum planejador caro ou uma infinidade de aplicativos para fazer o que ele faz. Mas não: na verdade, ele realmente só usa papel. Além disso, seu espaço de trabalho está sempre rodeado de blocos de notas, de forma que ele possa anotar ideias e tarefas rapidamente e, assim, tirá-las da cabeça.

Para concluir

Lembre-se, o objetivo do GTD é gastar um pouco de tempo para se organizar e assim obter uma grande recompensa quanto ao tempo que você gastaria em trabalho desnecessário e improdutivo. Por seus esforços, você estará mais organizado e relaxado, porque nunca precisará se estressar com o que fazer em seguida, como fazer e quando tiver tempo – seu sistema cuidará disso para você. O resultado final é que você está mais afinado com seu trabalho e mais envolvido com sua vida.

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