As fases de um projeto

Entender seus processos e estar de acordo com as melhores práticas que são conduzidas pelos padrões de práticas do PMI – Project Management Institute, que descrevem seu ciclo de vida, é responsabilidade do gerente de projetos (PM – Project Manager). Os gerentes experientes sabem que no geral, é mais fácil lidar com os detalhes de um projeto e tomar as medidas na ordem certa quando você o divide em fases. Desta forma você divide seus esforços de gerenciamento o que ajuda a estruturar seus esforços e simplificá-los em uma série de etapas lógicas e gerenciáveis. Confira neste artigo o que é um projeto e quais são as fases de um projeto.

O que é um projeto?

Um projeto é um conjunto de atividades temporárias e inter-relacionadas que tem como objetivo produzir um resultado único. Além disso, um projeto deve ser realizado dentro de um período finito de tempo e obedecer a outras restrições diversas. O intuito é atender à necessidade de criação de um produto ou serviço exclusivo. Assim sendo, atividades que são realizadas rotineiramente não podem ser formalmente chamadas de projetos. O termo temporário não se aplica ao resultado ou ao serviço gerado pelo projeto. Ele pode ser finito, mas o resultado não, como a construção de um edifício.

Se deseja saber mais sobre a definição de um projeto, confira também:

• O que é um Projeto?
• Quais os principais tipos de projeto?

Entregas vs Fases de um Projeto

Antes de discorrermos propriamente das fases de um projeto, há uma diferença importante a ser pontuada: a diferença entre o processo de entrega e o processo de gerenciamento de projetos.

O processo de entrega é o processo que os membros da sua equipe estão envolvidos. Entregas são produzidas como saídas de processos realizados para completar o trabalho planejado e agendado no plano de gerenciamento do projeto. Envolvem os detalhes do projeto em ação. Isso é diferente do processo realizado pelo gerente de projeto de executar um projeto do início ao fim. Esse sim é chamado de ciclo de vida do gerenciamento de projetos, descrito no Conhecimento do gerente de projetos do PMI – PMBOK.

Uma vez pontuada essa diferença, vamos agora conhecer quais são as fases de um projeto.

Quais são as fases de um projeto

As cinco fases do gerenciamento de projetos foram desenvolvidas pelo Project Management Institute (PMI). Esta organização estabeleceu os padrões de gerenciamento de projetos, programas, e portifólios. O padrão de certificação da associação é a certificação Project Management Professional (PMP). Na FM2S, você encontra o curso preparatório para o PMP. Deixamos abaixo uma vídeo aula do curso para você conferir.

No curso serão abordados os seguintes tópicos, todos dessa maneira: uma revisão sobre o que diz o PMBoK e a prática de gestão de projetos sobre cada área do conhecimento e, em seguida, uma sequência de exercícios comentados sobre o assunto. Confira!

Ao discutir as fases de gerenciamento de projetos, a menção ao ciclo de vida do projeto é inevitável. Então qual é a diferença? As fases do projeto compõem um ciclo de vida do projeto e, como tal, as fases são adaptadas para atender às necessidades de um projeto.

As cinco fases do gerenciamento de projetos incluem a concepção e iniciação, planejamento, execução, desempenho/monitoramento e fechamento do projeto. Vamos conferir cada uma delas no detalhe:

Fase 1: Concepção e Iniciação

Iniciação é a primeira fase do ciclo de vida do projeto. É aqui que o valor e a viabilidade do projeto são medidos. Os gerentes de projeto geralmente usam duas ferramentas de avaliação para decidir se devem ou não prosseguir com um projeto:

• Documento de Caso de Negócios – Este documento justifica a necessidade do projeto e inclui uma estimativa de possíveis benefícios financeiros.
• Estudo de viabilidade – É uma avaliação das metas, cronograma e custos do projeto para determinar se o projeto deve ser executado. Ele equilibra os requisitos do projeto com os recursos disponíveis para verificar se a realização do projeto faz sentido.

As equipes abandonam os projetos propostos que são rotulados como não lucrativos e / ou inviáveis. No entanto, os projetos que passam nesses dois testes podem ser atribuídos a uma equipe de projeto ou a um escritório de projeto designado.

Fase 2: Planejamento do Projeto

Essa fase é essencial para o gerenciamento bem-sucedido do projeto e se concentra no desenvolvimento de um roteiro que todos seguirão. Essa fase geralmente começa com o estabelecimento de metas. Dois dos métodos mais populares para definir metas são o S.M.A.R.T. e C.L.E.A.R:

• SMART (Objetivos) – Este método ajuda a garantir que os objetivos foram completamente verificados. Ele também fornece uma maneira de entender claramente as implicações do processo de definição de metas.
• CLEAR (Objetivos) – Um método mais recente para definir objetivos que leva em consideração o ambiente das empresas em ritmo acelerado de hoje.

É ao longo desta fase que o escopo do projeto é definido e assim, se desenvolve um plano de gerenciamento do projeto. Esse plano envolve identificar o custo, qualidade, recursos disponíveis, além de um cronograma. Isso inclui também a determinação de medidas de desempenho, como KPI’s que indicarão se o seu projeto está caminhando corretamente.

Se deseja saber mais sobre as metas SMART confira também:

Fase 3: Execução do Projeto

A fase de execução do projeto é a fase onde as entregas são desenvolvidas e concluídas. Nesta fase, as decisões e atividades definidas durante a fase de planejamento são implementadas. Durante esta fase, o gerente de projeto deve supervisionar o projeto e impedir que ocorram erros. Esse processo também é denominado como monitoramento e controle. Após a satisfação do cliente, patrocinador e final das partes interessadas, ele leva o processo para a próxima etapa.

Fase 4: Desempenho / Monitoramento do Projeto

Esta fase do projeto é responsável por avaliar o progresso e o desempenho para garantir que tudo aconteça conforme planejado. Esse acompanhamento é realizado pelos gerentes de projetos utilizando KPIs que avaliam constantemente a direção do projeto. Geralmente um PM elenca de dois a cinco KPIs para determinar o progresso de um projeto. Esses KPIs podem estar relacionados aos objetivos do projeto, variáveis de qualidade, performance, entre outros.

Fase 5: Encerramento do Projeto

As equipes fecham um projeto quando entregam o projeto finalizado ao cliente, comunicando a conclusão às partes interessadas e liberando recursos para outros projetos. Essa etapa vital do ciclo de vida do projeto permite que a equipe avalie e documente o projeto e avance para o próximo, usando erros e sucessos anteriores do projeto para criar processos mais fortes e equipes mais bem-sucedidas.

Depois que um projeto é concluído, uma importante responsabilidade do gerente é realizar uma reunião para avaliar o que correu bem em um projeto e identificar falhas no projeto. Isso é especialmente útil para entender as lições aprendidas, para que melhorias possam ser feitas em projetos futuros.

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