Qual é a principal causa de falha num projeto de melhoria?
Pesquisas do Instituto Juran, especializadas em treinamento, certificação e consultoria em gerenciamento de qualidade, revelam que apenas 30% das iniciativas de melhoria conseguem ter êxito. Como você, nosso White Belt, Green Belt ou Black Belt se liga nisso, leia com atenção esse artigo.
Os programas de melhoria de desempenho são, por design, destinados a melhorar o desempenho no longo prazo de uma organização. Se a organização procura reduzir custos, remover o desperdício de processos de negócios, eliminar fontes de defeitos e variações, aumentar a qualidade ou aumentar a satisfação do cliente, a ideia é fazer soluções difíceis que alcancem metas quantificáveis para que os resultados sejam sustentados ao longo do tempo.
Para esse fim, as falhas no desempenho dos projetos incluem:
- Projetos que nunca são concluídos;
- Projetos que estão concluídos, mas sem melhorias implementadas;
- Projetos concluídos, mas com melhorias que são insignificantes; e
- Projetos que são finalizados com melhorias temporárias, mas sem qualquer implementação a longo prazo da solução.
Embora existam inúmeros motivos que causam a ocorrência de qualquer desses cenários, tem sido a experiência do Juran Global - recolhida ao longo de três décadas e milhares de projetos – que há uma razão dominante sobre os outros.
E por que essas iniciativas falham tão frequentemente?
Esta pesquisa conclui que a falta de suporte da alta gestão é a causa número 1 do porquê as iniciativas de melhoria da qualidade falham. Mas isso certamente não é um problema isolado para a melhoria contínua, pois outros tipos de iniciativas estratégicas em toda a organização enfrentam desafios semelhantes. Pesquisas de executivos de nível C feita pela Economist Intelligence Unit concordam em compartilhar que a falta da alta liderança abraçar e dar suporte pode interromper o sucesso de muitas iniciativas estratégicas.
A gestão é fundamental para a construção de uma organização bem-sucedida de melhoria de desempenho, independentemente da metodologia adotada pela empresa. O trabalho da administração é garantir que:
- Os projetos certos são selecionados,
- As pessoas certas são escolhidas para equipes de projeto,
- São seguidas metodologias de melhoria de desempenho,
- As funções e responsabilidades do projeto estão claramente definidas,
- Os projetos são adequadamente comunicados,
- Educação e treinamento são suportados, e
- O gerenciamento suporta de forma visível a equipe do projeto.
Por que outras iniciativas de qualidade falham?
A evidência mostra que os líderes das empresas simplesmente não têm um bom acesso ao tipo de informação que precisam sobre suas iniciativas de melhoria da qualidade.
Mesmo para as organizações que estão trabalhando duro para avaliar o impacto da qualidade, a comunicação efetiva com os executivos de nível C é um grande desafio. O relatório 2013 do Estado Global de Qualidade da ASQ revelou que quanto mais as pessoas avançam na liderança de uma organização, menos frequentemente recebem relatórios sobre métricas de qualidade. Apenas 2% dos executivos seniores recebem relatórios diários de qualidade, em comparação com 33% dos funcionários da linha de frente.
Então, por que tantos líderes recebem tão poucos relatórios sobre seus programas de qualidade? Os dados dispersos e inacessíveis do projeto tornam difícil reunir a imagem completa das iniciativas de qualidade e seu impacto em uma empresa. Como uma série de aplicativos geralmente são usados para criar gráficos, mapas de processos, mapas de fluxo de valor e outros documentos, pode demorar muito tempo para acompanhar várias versões de um documento e manter os registros oficiais do projeto atualizados e acessíveis a todos os stakeholders chaves.
Além da dificuldade de reunir dados de múltiplas aplicações, métricas inconsistentes em todos os projetos podem tornar impossível avaliar resultados de forma equivalente. E mesmo quando as organizações tentam métodos de rastreamento de qualidade, como bancos de dados de projetos domésticos ou mesmo sistemas de PPM completos, esses sistemas se tornam um fardo para manter ou acabam não suportando efetivamente as necessidades de métodos contínuos de melhoria da qualidade, como Lean e Six Sigma.
Como superar a visibilidade limitada?
Existem maneiras de superar a visibilidade limitada que as partes interessadas têm nas iniciativas de qualidade de sua empresa? Para iniciativas estratégicas de sucesso, identificou-se que o planejamento e a boa comunicação são impulsionadores para o sucesso. Esses drivers também impactam positivamente projetos bem-sucedidos de melhoria contínua.
Garantir a eficiência.
Utilize uma plataforma completa para gerenciar seu programa de melhoria contínua para reduzir ineficiências. O uso de uma plataforma para rastrear marcos, KPIs e documentos aborda redundâncias ao reunir métricas chave de várias fontes necessárias para reportar projetos, economizando horas de tempo valioso das equipes. Olhando para além do atual projeto em mãos, uma plataforma também pode facilitar a rápida replicação de processos como roteiros e modelos que foram úteis em iniciativas de qualidade anteriores.
Aponte para a consistência.
Centralize seu armazenamento, disponibilizando todos os documentos relevantes a todos os membros da equipe e partes interessadas. À medida que as equipes crescem e os projetos se tornam mais complexos, o benefício de alinhar todos os membros da equipe pode evitar confusão e reduzir o número de e-mails de ida e volta que tendem a acontecer.
Visibilidade em tempo real para todos.
A visibilidade do progresso do seu projeto de qualidade facilita o gerenciamento diário dos resultados de rastreamento e aborda quaisquer desafios. Utilize painéis para fornecer uma foto "instantânea" rápida do progresso do seu projeto. Os recursos baseados em nuvem levam seu painel para o próximo nível - comunicando instantaneamente os resultados em tempo real.
Busca pela Excelência
Para profissionais e líderes de qualidade, o desafio é garantir que o relatório sobre os resultados se torne um passo crítico em cada projeto e que todos os projetos estejam usando métricas consistentes facilmente acessíveis. As equipes que podem fazer isso encontrarão relatórios sobre seus resultados de uma tarefa gerenciável - facilitando a visibilidade necessária para todas as partes interessadas principais que são necessárias para a liderança comprar e apoiar o projeto.
O que não pode faltar para um projeto de melhoria certo?
Para ter sucesso, um projeto DEVE ser:
- Mensurável: muitas vezes os executivos não têm muitos dados para determinar o quão ruim é realmente um problema. No entanto, eles sabem o suficiente sobre o problema para determinar se é mensurável ou não. A mensurabilidade refere-se a se o defeito é identificado e pode ser medido. Alguns problemas que não são mensuráveis não são solucionáveis.
- Observável: o projeto deve corrigir um problema contínuo, e não um episódio específico recente.
- Manejável: a maioria dos projetos deve demorar mais de seis meses para ser concluída. Os projetos que provavelmente levariam mais tempo deveriam ser divididos em projetos menores que provavelmente darão resultados mais rapidamente.
- Significativo: quando um projeto é concluído, os resultados devem indicar que o esforço valeu a pena. Um grande projeto é aquele que ganha poupança em dólares e melhora a satisfação do cliente ao mesmo tempo. O que determina o significado é definido pela sua organização.
O que o projeto de melhoria RECOMENDA para o sucesso:
- Impacto nas Metas: Esta é uma medida de impacto no painel de instrumentos da organização ou no balanced scorecard. As medidas devem indicar o impacto potencial do projeto para reter e atrair novos clientes, reduzir os custos da má qualidade, fornecer um retorno sobre o investimento e aumentar a satisfação do cliente e da equipe.
- Urgente: tipicamente, projetos urgentes abordam problemas de desempenho em serviços básicos, problemas que tornam a organização altamente vulnerável à concorrência ou questões cruciais para os principais clientes.
- Livre de risco: se houver riscos conhecidos ou suspeitos, é provável que o problema demore muito para completar ou ter um resultado incerto. No entanto, se o pagamento esperado for alto, o projeto pode valer a pena.
- Pequena Resistência: Entre projetos potenciais que são iguais em outros critérios, o projeto que provavelmente atingirá menos resistência é geralmente a melhor escolha.
