Como poupar dinheiro através da resolução estruturada de problemas?
Observar de perto como o trabalho realmente é feito em sua organização pode gerar inúmeras oportunidades de melhorias. É possível identificar problemas e lacunas existentes nos projetos, o que pode levar a organização a poupar dinheiro.
Os executivos não podem liderar uma mudança organizacional efetiva apenas sentando-se em seus escritórios. Por mais ocupados que sejam, os líderes precisam encontrar maneiras de observar os processos fundamentais de trabalho em suas organizações. Quando o fazem, geralmente descobrem que existem lacunas entre o conceito e a realidade em como o trabalho é feito. A experiência de Michael Morales - na qual identificar e abordar essas lacunas levou a empresa a economizar US $ 50.000 em apenas 60 dias - é um bom exemplo.
Mike é o presidente da Corporación Industrial S.A. (CISA), uma empresa sediada na Cidade do Panamá, Panamá, que produz caixas de papelão ondulado. Conceitualmente, fazer caixas de papelão ondulado é relativamente simples. A madeira é primeiramente transformada em polpa, que é então tratada, prensada e seca para formar grandes folhas de papel. Essas folhas são então coladas para criar pedaços planos de papelão ondulado. Finalmente, o papelão é cortado ao tamanho, dobrado e colado para fazer uma caixa acabada.
Em teoria, esse é o processo, mas na prática, existe a movimentação de cargas pesadas entre máquinas grandes e complexas e a execução de uma série de operações de precisão. Assim como os processos industriais mais complexos, o processo de produção de caixas no CISA foi cuidadosamente projetado desde o início. No entanto, nunca foi tão eficiente quanto os gerentes da empresa esperavam.
Antes do projeto, Mike e sua equipe concluíram que o maior problema em seu processo de fabricação eram perdas de papel não planejadas - papel que foi danificado durante o movimento entre as operações ou perdido devido a cortes incorretos. O papel representou mais de 80% dos custos de produção da empresa e mais de 60% de seus custos totais, portanto, quaisquer perdas poderiam ter um efeito significativo no resultado final. Antes de 2012, as perdas de papel haviam chegado a 18% do total de papel colocado em produção. Em 2012, a empresa empreendeu uma iniciativa de mudança significativa focada na redução de perdas de papel que incluiu gastos de US $ 3,5 milhões em novos equipamentos e outros US $ 500.000 em treinamento. Apesar do esforço e despesa, as perdas de papel atingiram um recorde de 21,1% em 2012.
No verão de 2014, Mike decidiu aplicar técnicas estruturadas de solução de problemas ao problema de perda de papel de sua fábrica.
O primeiro passo foi definir uma declaração clara do problema. Mike e sua equipe sabiam que as perdas de papel eram muito altas, mas eles nunca tinham conseguido desenvolver uma formulação clara e acordada do problema. Após várias iterações, a declaração do problema tornou-se:
Nossas perdas de papel são 5% superiores à média da indústria e isso afeta negativamente nossa posição financeira e capacidade de ser competitivo.
A declaração do problema indica uma lacuna entre um estado desejado e real e a informação de base faz um excelente trabalho de indicar porque o problema é importante.
Uma das chaves para uma intervenção eficaz é observar o problema quando isso acontece. Então, Mike saiu do escritório e visitou o chão da fábrica para assistir ao trabalho e entender seu design atual.
Ele rapidamente observou vários problemas. O papel costumava ser muito largo, resultando em perdas extras de cortes. Além disso, os rolos de papel eram frequentemente danificados pelas empilhadeiras que os moviam e várias máquinas não eram calibradas corretamente.
Talvez mais notavelmente, Mike observou que a principal máquina de papelão ondulado parou às 11:30 da manhã. Supondo que fosse uma interrupção não planejada, Mike correu para a máquina apenas para descobrir que a máquina estava parada todos os dias no almoço. Parar e reiniciar a máquina na hora do almoço não apenas diminuiu a produtividade, mas também aumentou a probabilidade de danos ao papel e problemas mecânicos. Curiosamente, a pausa para o almoço acabou sendo uma resposta que havia sido instituída anos atrás em resposta à instabilidade na energia elétrica fornecida pela concessionária local - um problema que havia sido consertado há muito tempo.
Esses problemas aparentemente óbvios podem levar a pensar que a fábrica foi mal administrada. Ao contrário, isso é exatamente o que acontece quando um processo de trabalho é executado regularmente por uma equipe dedicada e experiente. Uma equipe experiente aumenta a eficiência, mas esses ganhos acontecem à custa de não perceber as muitas pequenas soluções e acomodações que todos aprendemos a fazer ao longo dos anos para fazer as coisas.
Uma vez que Mike observou o processo atual, foi fácil identificar várias causas-raiz dos danos no papel, principalmente devido aos operadores e técnicos da fábrica não entenderem a importância e o custo associados às perdas de papel e como suas ações influenciaram essas perdas.
Mike e sua equipe propuseram várias melhorias que se seguiram diretamente de suas observações e da análise de causa raiz que conduziram. A empilhadeira foi reequipada e os buracos no piso foram reparados para evitar danos ao papel em trânsito. Vários procedimentos padrão foram criados ou atualizados para melhorar o funcionamento do equipamento. Uma câmera foi instalada para dar feedback antecipado aos operadores quando o papel estava em risco de ser danificado. O horário do almoço foi escalonado para que a máquina de corrugadores pudesse funcionar durante todo o turno sem parar.
Com base nessas intervenções, Mike e sua equipe pensaram que poderiam reduzir as perdas de papel de 21,1% para cerca de 19% em 60 dias, o que economizaria para a empresa cerca de US $ 120.000 por ano. Eles rapidamente desenvolveram um plano de execução para o projeto, incluindo datas e atribuições.
Os resultados excederam significativamente o objetivo desejado. As perdas de papel caíram de mais de 21% para 15,45% no primeiro mês e para 14,7% no segundo mês, gerando mais de US $ 50.000 em menos de 60 dias. E o projeto produziu vários benefícios colaterais, incluindo reduções nos custos de horas extras, uso de combustível e consumo de energia. Quando um dos autores (Nelson) pediu a Mike para explicar o sucesso do projeto, Mike respondeu com o seguinte e-mail:
Acredite ou não, nosso retorno à lucratividade como empresa está nas nossas perdas de papel. É simples assim. Se pudermos resolver alguns desses problemas, superaremos a tempestade.
Eu estive na indústria toda a minha carreira profissional e me considero um tipo de gerente hands-on. Dito isso, foi necessário que esse processo fosse realmente ver e conversar com nossos operadores para entender o que estava acontecendo. O engraçado é que eles já sabiam qual era o problema, nós simplesmente não estávamos ouvindo.
Não poderíamos fornecer um resumo melhor dos benefícios da boa formulação de problemas e da solução estruturada de problemas. Formular uma lacuna clara entre o alvo e o estado real concentra a atenção nas coisas que importam. Enfrentar essas lacunas de maneira estruturada fornece os meios para engajar nossas próprias forças cognitivas e o conhecimento dos outros.
