Saber como fazer um POP de manutenção é tão importante, porque são os bons dados que garantirão que a manutenção seja efetiva. Sendo assim, dados ruins podem ser piores do que dado nenhum, porque estes podem levar à análise errada e, por fim, ao trabalho da coisa errada. Por isso aprender como fazer um POP de Manutenção é essencial.
Sabemos que uma das melhores maneiras para ajudar a garantir uma boa coleta de dados é ter procedimentos bem escritos para tanto. Levando isso em consideração, neste post abordaremos a importância dos bons procedimentos e apresentaremos os detalhes necessários para desenvolver POPs de manutenção bem escritos.
O que é um POP de manutenção?
Procedimentos Operacionais Padrão, ou POPs, são documentos usados nos negócios e na indústria para fornecer um conjunto consistente de informações e orientações aos funcionários que executam um trabalho específico. Os POPs são usados para descrever tudo, desde práticas contábeis até produção química. Eles são particularmente úteis para equipes de manutenção, porque garantem que o trabalho certo seja feito adequadamente, independentemente de quem o realize - e nós sabemos como uma boa manutenção é indispensável. Um bom POP incluirá:
- Uma visão geral dos riscos à segurança associados ao trabalho;
- Uma descrição do que é necessário para se preparar para o trabalho;
- Instruções claras e concisas para executar o trabalho, que possam ser entendidas por um funcionário treinado, mesmo que ele nunca tenha realizado esse trabalho antes;
- Diretrizes a serem seguidas após a conclusão do trabalho, incluindo como retornar à operação normal e quais detalhes precisam ser relatados ou registrados em arquivos;
- Uma lista de possíveis problema que podem ocorrer, assim como as etapas de solução de problemas a serem aplicadas.
Assim, mais especificamente o POP de manutenção se trata de uma lista detalhada de etapas que descrevem como executar uma tarefa de manutenção. Além disso, também é um padrão documentado segundo o qual o trabalho ou tarefa deve ser executado.
Todas as tarefas de manutenção repetitiva devem ser cobertas pelos POPs, independentemente de quem executa essas tarefas. Afinal, são esses documentos a base do trabalho de manutenção eficaz e eficiente.
E no escritório, o POP de manutenção tem utilidade?
Manutenção e conservação: provavelmente não são a primeira coisa na mente de um trabalhador de escritório, pois esse trabalho geralmente continua em segundo plano, garantindo que os locais de trabalho permaneçam funcionais, limpos e seguros. No fim das contas, manter a manutenção preventiva, seguir os procedimentos padrão e responder rapidamente a transtornos e emergências ajuda a manter os escritórios funcionando de maneira suave e eficiente.
Como fazer um POP de manutenção?
Uma das coisas mais importantes a considerar para os POPs de manutenção, é o esforço em realizar manutenção preventiva. Ela é assim tão central, porque permite evitar emergências, já que é de caráter proativo. Confira em nosso post de Tipos de Manutenção a importância da manutenção preventiva.
Aliás, o trabalho de manutenção planejada é sempre mais agradável do que o trabalho de emergência não planejado, e a detecção precoce de problemas pode ajudar a evitar maiores despesas com reparos e substituições. Essas benefícios fazem dessa prática recomendada inclusive em ambientes de escritório.
Quais informações devem ser contidas em um POP de manutenção?
- Título formal e número do documento;
- Uma declaração de leitura: "Leia todas as etapas deste procedimento de manutenção padrão antes de iniciar o trabalho";
- Equipamentos de proteção individual (EPI) necessários para fazer o trabalho;
- Todos os riscos à segurança e ao meio ambiente a serem observados durante o trabalho;
- Uma lista detalhada de etapas para executar o trabalho ou tarefa;
- Uma lista completa de ferramentas e materiais para fazer o trabalho;
- Referências a outros documentos necessários para executar o trabalho;
- Fotos e diagramas onde necessário, para explicar as etapas do trabalho;
- Medições, padrões e tolerâncias em cada etapa do POP;
- Qualquer outra informação importante que possa ajudar o trabalhador a concluir a tarefa de maneira satisfatória;
- Uma definição de habilidades necessárias para a execução do trabalho;
- Horas necessárias para executar o trabalho;
- Número de pessoas necessárias para executar o trabalho;
- Datas de preparação e revisão;
- Aprovação e revisão de assinaturas;
- Espaço para fornecer feedback quanto à precisão e eficácia do procedimento.
Vale mencionar que o feedback ao executor do trabalho é crítico para o sucesso dos POPs de manutenção. Nesse sentido, esses documentos devem ser atualizados quando o feedback revelar erros ou maneiras mais eficazes de executar o trabalho. Além disso, POPs mal escritos não são seguros, além de serem amplamente ineficazes.
Escrevendo o POP de manutenção: colocando a mão na massa
Ao escrever um POP de manutenção, sempre será necessária uma dialética entre muitos e poucos detalhes. Se por um lado muitos detalhes desperdiçam recursos ao escrever o POP - retardando o trabalho e desperdiçando o tempo do executor do trabalho -, por outro, poucos detalhes podem ser insuficientes
Então, qual é a quantidade adequada de detalhes a serem incluídos no POP? A quantidade que mais se aproxime de fornecer tantos detalhes quanto forem necessários para que um membro da equipe, treinado, saiba executar corretamente a tarefa.fornecerá a um artesão treinado (ou um operador treinado em habilidades de manutenção relacionadas ao trabalho) para executar o trabalho, mesmo que essa pessoa não tenha realizado o trabalho antes.
Quem deve escrever esse documento?
Alguém que tenha alguma experiência em escrever POPs e que conheça o procedimento de fazê-lo é a pessoa ideal para escrever esse documento (sim! deve haver um procedimento para essa escrita.) Portanto, deve ser uma pessoa conhecedora dos riscos de segurança e ambientais envolvidos.
Já na hora de escrever, o responsável por isso deve procurar informações tanto com o executor da atividade em questão, quanto com especialistas no assunto. Nesse sentido, é uma ótima ideia fazer com que o executor do trabalho escreva o rascunho, porque assim você garante a adesão dos usuários do POP. É muito mais provável que uma pessoa use adequadamente algo que ajudou a desenvolver, do que algo que foi desenvolvido sem a sua contribuição, o que é mais semelhante a uma imposição.
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Quais são as regras para escrever um POP de manutenção?
- O ônus da comunicação escrita está no escritor, não no leitor. O objetivo é servir o usuário.
- A primeira redação é um rascunho e precisará ser revisada e testada antes de ser publicada.
- Use itens de linha numerados e evite parágrafos (um item por etapa).
- Mantenha a redação curta e precisa.
- Liste as etapas na sequência correta. O trabalho deve fluir em ordem natural.
- Use a checagem de conclusão de etapas onde for útil.
- Faça com que o executor do trabalho insira valores quantitativos (o que é ainda melhor que checagem de conclusão).
- Conheça o nível das habilidades de leitura do executor da atividade e escreva levando-o em conta. Além disso, assume-se uma habilidade de leitura proporcional às qualificações mínimas para a execução do trabalho;
- Use gráficos quando necessário, para esclarecer a mensagem. Às vezes, uma imagem realmente vale mais que mil palavras;
- Evite "encher linguiça" e não mude os nomes dos equipamentos de uma etapa para outra;
- Comece cada passo com um verbo, se possível. Por exemplo: Etapa 13 - Remova a proteção do acoplamento;
- Se os trabalhos envolverem muitas etapas, divida-os em seções como, por exemplo, "Seção de remoção do motor" e "Seção de remoção do redutor".
Lembre-se de escrever por segurança!
Embora os riscos de segurança já venham listados logo no início do POP, esses avisos devem ser reforçados a cada etapa que forneça perigo. Use a palavra "Aviso" para proteger o executor de possíveis danos pessoais e a palavra "Cuidado" para indicar possibilidade de danos ao equipamento. Por exemplo: Etapa 23 - Aviso! Remova a linha de chorume quente.
Conclusão: não deixe o POP de manutenção só no papel
Uma coisa é desenvolver bons POPs de manutenção, mas outra diferente é levar as pessoas a usá-las. Muitas empresas investem tempo e dinheiro consideráveis para desenvolver esses documentos, apenas para no final armazená-las em um arquivo ou computador, e nunca são visualizadas pelo profissional.
Nesses casos, os POPs são úteis apenas para mostrar aos auditores quando eles chegam para avaliar se eles existem - ou seja, não passam de aparência. Mas considere! Com um pouco de esforço e treinamento de pessoal, os POPs podem ser utilizados de maneira efetiva, agregando valor real à empresa. Se você realmente deseja que as pessoas usem os procedimentos de manutenção, exija seu uso e facilite o acesso. Anexe-os a ordens de serviço, na máquina ou no posto do operador. Deixe-o visível para que seja realmente útil!
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