Black Belts na linha de frente: a chave para o sucesso Six Sigma
Como uma empresa mede a eficácia de um programa Six Sigma?
As métricas comuns incluem: tempo para o gerar lucro com o programa, taxa de conclusão do projeto, valor financeiro total e médio dos projetos completos de Six Sigma e tempo médio de conclusão do projeto. O elemento comum em todas essas métricas é que eles dependem da eficácia dos projetos de melhoria de processos (ou projetos de design) liderados por gerentes de projetos - geralmente Black Belts na linha de frente (ou Green Belts no caso de projetos menores).
Assim, a liderança efetiva do projeto é uma chave para o sucesso do programa. E a chave para que os Black Belts na linha de frente sejam líderes de projetos efetivos é ter não só os conhecimentos técnicos para gerenciar um projeto até a conclusão, mas também a experiência não técnica.
A experiência técnica geralmente inclui ferramentas, métodos e abordagens DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar) ou DFSS (Design para Seis Sigma) - pode selecionar a ferramenta certa no momento certo e pode executar a ferramenta selecionada adequadamente. O que é tão importante é o conhecimento não técnico, muitas vezes chamado de "habilidades soft". Essa experiência envolve a capacidade do Black Belt na linha de frente de mobilizar ou motivar as pessoas certas no momento certo do jeito certo. Isso requer a mobilização de três conjuntos diferentes de pessoas - a si mesmo, a equipe e as partes interessadas.
Como mobilizar os Black Belts na linha de frente?
Ao contrário da crença popular, a capacidade de se mobilizar não é uma coisa difusa que "alguns Black Belts apenas têm, outros não". Todos podem aprender e melhorar as habilidades de mobilização e, portanto, ser mais eficazes no trabalho do projeto Six Sigma. O lugar para começar é consigo mesmo.
Antes que os Black Belts possam efetivamente mobilizar sua equipe ou partes interessadas, eles precisam entender como elas próprias respondem às mudanças e o que desencadeia sua própria resistência. Eles precisam saber como lidar com conflitos e quão bom eles são como comunicadores e ouvintes. Para parafrasear um provérbio chinês, "Você não pode entender outras pessoas antes de ter uma compreensão clara de si mesmo". Alguns instrumentos e técnicas úteis para entender os próprios pontos fortes e fracos no papel de mobilizador incluem:
Uma análise SWOT pessoal - Uma análise pessoal SWOT (pontos fortes / fraquezas / oportunidades / ameaças) é uma técnica efetiva de autoconsciência. Pode ser conduzido e apoiado por treinadores internos ou externos ou durante um curso ou treinamento. Com essa análise, os Black Belts também apreciam as oportunidades e ameaças correspondentes em relação às suas capacidades de mobilização.
Como evita concentrar-se apenas nos pontos fracos de uma pessoa para tentar eliminá-los, uma análise SWOT pessoal fornece dados concretos para duas questões importantes:
- No curto prazo, como um líder da equipe aborda as pessoas que precisam ser influenciadas ou mobilizadas no projeto atual?
- De uma perspectiva de médio a longo prazo, quais são os campos frutíferos do desenvolvimento pessoal e quais são as ações apropriadas para alcançar os objetivos do desenvolvimento pessoal?
No curto prazo, a estratégia de mobilização de um líder de projeto deve basear-se em suas forças existentes e trabalhar em torno de fraquezas. Por exemplo, se o líder for um facilitador fraco, esse papel deve ser entregue a um membro da equipe qualificado para que essa fraqueza não prejudique o trabalho do projeto. Melhorar as habilidades de facilitação é uma meta a médio ou longo prazo que precisa de prática antes de ser aplicada durante um programa Six Sigma.
Como dar feedback aos Black Belts na linha de frente?
Solicitar comentários - Feedback construtivo - por exemplo, feedback de 360 graus fornecidos pela alta administração, colegas, reports diretos e clientes - é uma ferramenta eficaz. Ele fornece uma visão abrangente de como alguém é percebido. Muitas vezes, os comentários revelam deficiências na mobilização das quais Black Belts na linha de frente podem não estar cientes.
Embora os sistemas de feedback sejam generalizados no mundo dos negócios, muitas vezes eles são mal implementados. As etapas de feedback são simples e relativamente fáceis de seguir. No entanto, se a cultura não é favorável em termos de promoção de transparência, confiança e honestidade, tanto fornecer como receber feedback, pode ser difícil. Talvez porque os sentimentos pessoais façam parte do feedback construtivo, muitas vezes é visto com uma luz negativa. Um líder de projeto serve de modelo de várias maneiras: dar e receber feedback é uma importante competência de liderança.
Um relacionamento de coaching com um treinador interno ou externo pode ajudar a melhorar as habilidades de feedback, como pode um "sistema de amigos" - usando um parceiro para suporte bidirecional em andamento. Os líderes de projetos podem acelerar seu progresso em direção a esse objetivo de desenvolvimento ao expressar compromissos e pedir que um par seja responsável por verificar com frequência para ver se eles estão no caminho certo.
Como compreender e motivar Black Belts na linha de frente?
Compreender a motivação - antes que os líderes do projeto comecem a trabalhar em um projeto e comecem a mobilizar pessoas, eles precisam se comprometer com o projeto. Todas as questões necessárias e às vezes difíceis foram feitas ao patrocinador? O líder do projeto está realmente convencido do objetivo do projeto? O líder do projeto se mobilizou realmente para trabalhar duro para tornar o projeto um sucesso e, portanto, motivar os povos.
Se um Black Belt na linha de frente não pode responder "sim" a essas questões, a maioria das técnicas e habilidades para mobilizar pessoas falharão. Ao trabalhar no projeto, os líderes do projeto fazem a pergunta central a si mesmo: "O que há para mim?" As respostas não só garantirão que uma equipe efetiva possa ser formada, mas também servirá como um mobilizador durante todo o período.
Como mobilizar a equipe?
Assim como "O que há para mim?" ajuda os líderes do projeto a encontrar seu impulso e motivação, é uma questão crítica para as partes interessadas em geral e para os membros da equipe especificamente. Na verdade, é um componente importante dos modelos bem-sucedidos de eficácia da equipe.
O início ideal para uma equipe de projeto é esse cenário: o Black Belt na linha de frente retorna de uma primeira semana de treinamento totalmente energizado e mobilizado e encontra centenas de colegas dispostos e ansiosos para trabalhar na equipe do projeto. No entanto, a realidade é mais provável é: o Black Belt retorna para encontrar pessoas que já estão trabalhando duro, passando muito tempo em reuniões; e as melhores pessoas já estão envolvidas em outras equipes.
No entanto, os membros certos da equipe - os necessários para a experiência do processo e resultados sustentáveis - devem ser selecionados. Os patrocinadores e os proprietários dos processos são responsáveis por ajudar a formar a equipe, mas os líderes do projeto são responsáveis por pedir sua ajuda e suporte. Uma vez que os líderes do projeto descobrem quem é necessário na equipe, a mobilização da equipe começa e continua com altos e baixos no projeto. Os bons líderes de projetos fazem isso constantemente colocando-se no lugar de cada membro da equipe.
Qual o primeiro passo?
O primeiro passo de mobilização do Black Belt na linha de frente é fazer com que todos na equipe comprem o projeto e sejam membros efetivos da equipe. Para fazer isso, o líder do projeto precisa revisar a questão, "O que há para mim?", da perspectiva do membro da equipe. Às vezes, pode não parecer muito para os demais membros da equipe, já que geralmente são obrigados a participar. O líder do projeto, no entanto, pode fazer a diferença, perguntando aos membros da equipe o que cada um gostaria de obter da equipe. Essas discussões podem ser feitas em conversas individuais ou como parte de uma reunião no início do projeto.
Além disso, a preparação do líder do projeto para reuniões pode ajudar os membros da equipe a saber o que vai sair de aspectos específicos do projeto, bem como uma reunião particular.
O conhecimento do modelo de dinâmica da equipe ajuda os líderes de projetos no planejamento e realização de reuniões. Por exemplo, se a equipe estiver em uma fase onde todos estão procurando por seu papel e a concorrência está presente (fase de assalto), não há como tomar uma decisão importante como concordar com um plano de coleta de dados, porque o apoio é necessário para cada membro da equipe.
A clareza sobre metas, papéis e procedimentos para coisas como a tomada de decisões, tornará o trabalho da equipe mais efetivo e eficiente. E se os problemas interpessoais ocorrem, este modelo de eficácia da equipe serve como um instrumento para o diagnóstico também.
O feedback mútuo institucionalizado pode ajudar a tornar uma equipe medíocre em uma excelente. Ao invés de impedir as equipes ao passarem por momentos difíceis, o feedback mútuo ajuda-os a gerenciar os desafios de forma mais eficiente e efetiva e aprender com eles também, beneficiando o projeto e o desenvolvimento pessoal de cada membro da equipe também.
Como mobilizar as partes interessadas?
Quais são os benefícios de um projeto para qualquer das pessoas afetadas - as partes interessadas, que podem incluir a alta administração, colegas e clientes? Quais são os custos ou inconvenientes? Mais uma vez, volta à questão: "O que há para mim?" Para obter uma resposta legítima para as partes interessadas, os Black Belts na linha de frente precisam ouvir ativamente e ter um interesse sincero em todos os grupos de partes interessadas e suas necessidades.
Black Belts na linha de frente devem listar todas as possíveis partes interessadas e sua opinião inicial para o projeto, reconhecendo que tanto a lista quanto as opiniões podem mudar. Se tudo correr bem, as mudanças serão na direção em que os Black Belts quer que elas aconteçam. E isso depende do planejamento da análise das partes interessadas minuciosamente e regularmente revisto.
- As principais questões para uma análise das partes interessadas incluem:
- O que é especificamente necessário do stakeholder?
- Como esse beneficiário pode ajudar o projeto e o que pode custar aos participantes?
- Qual é a resposta provável do stakeholder ao pedido?
- Qual é a diferença entre o que o stakeholder está oferecendo e o que o Black Belt quer obter?
Parte da estratégia de planejamento e mobilização das partes interessadas é um plano de comunicação que informa cada participante - no momento certo - sobre informações relevantes, como o status do projeto.
Conclusão: um pode aprender a se mobilizar
Existem maneiras de melhorar as habilidades de mobilização se um líder de projeto estiver genuinamente interessado nas pessoas que ele ou ela dirige ou quer mobilizar. Começa com uma decisão pessoal para ser mais consciente de si mesmo. Desenvolver ou mudar o comportamento de alguém leva tempo, muita prática, feedback, mais prática e autorreflexão. Mas vale a pena a viagem - tanto para o sucesso dos projetos quanto para o crescimento pessoal e profissional dos Black Belts na linha de frente.
