A princípio, Chris Bailey - autor do famoso blog A Life of Productivity - escreveu um livro chamado "The Productivity Project", sobre as lições que aprendeu durante anos conduzindo experimentos de produtividade, entrevistando especialistas e pesquisando sobre como os humanos trabalham (e falham). Este livro é inegavelmente uma análise de todos os principais aspectos da produtividade, incluindo gerenciamento do tempo, foco e atenção, procrastinação, sono, cafeína, distrações na internet e muito mais. Hoje eu gostaria de compartilhar com vocês cinco lições do livro que espero que vocês considerem úteis também!
1. Produtividade = A Gestão do Tempo, Atenção e Energia
O título completo do livro de Chris é "O Projeto de Produtividade: Realizando Mais Gerenciando seu Tempo, Atenção e Energia" - e o subtítulo comunica claramente a idéia de Chris. Simplificando, a produtividade é o produto do gerenciamento de tempo, atenção e energia. Todos os três elementos são igualmente importantes, embora o gerenciamento do tempo normalmente é o que mais levamos em conta nas discussões sobre produtividade. No passado, a gestão do tempo era verdadeiramente o elemento mais importante da produtividade. Naquela época, muitas pessoas trabalhavam na zona rural; suas tarefas diárias eram muitas vezes repetitivas e simples - ou, no mínimo, exigiam habilidades que poderiam ser usadas em grande parte no piloto automático. Já que gerenciar energia e atenção não era tão importante. Hoje, a maioria de nós realiza um trabalho muito mais complexo, que requer muito mais criatividade, foco e energia mental. Nosso ambiente é mais distrativo do que nunca, então a procrastinação é fácil e o foco pode ser mais difícil de encontrar. Devido a essa mudança na natureza de nosso trabalho e de nosso ambiente, tornou-se de vital importância identificar e administrar os fatores que afetam nossa energia e atenção, além de nosso tempo. Essencialmente, estamos todos fazendo malabarismos com recursos limitados e precisamos garantir que otimizemos nossas rotinas e comportamentos para atender a todos eles. Esta é uma lição de alto nível, mas você pode "aplicá-la" simplesmente pensando deliberadamente sobre os três elementos quando estiver tentando identificar a origem de um problema de produtividade. Além disso, pensar na produtividade como produto do tempo, energia e atenção pode ajudá-lo a evitar a armadilha de acreditar que mais horas trabalhadas resultam em maior produtividade - o que pode fazer com que você abra mão de coisas como sono, exercícios fisicos e intervalos regulares em detrimento de trabalhar mais.
2. Os 6 gatilhos de procrastinação
A procrastinação é um assunto complicado, pois é praticamente um termo abrangente para uma guerra complicada entre o córtex pré-frontal do cérebro e o sistema límbico - e a neurologia não é o mais simples dos tópicos. No entanto, pesquisadores de procrastinação identificaram seis “gatilhos” específicos que mais contribuem para nos fazer procrastinar em uma tarefa. Uma tarefa será aversiva se for:
- Chata
- Difícil
- Frustrante
- Não estruturada ou ambígua
- Falta em significado pessoal
- Falta de recompensas intrínsecas (como ser divertido ou recompensador)
Quanto mais gatilhos tiver uma tarefa, mais aversão você terá a ela. Saber sobre esses 6 gatilhos é importante, pois você pode usá-los para identificar exatamente por que está postergando uma determinada tarefa. Usando essas informações, você pode criar soluções para facilitar a execução dessa tarefa. Por exemplo, uma tarefa chata pode se tornar mais tolerável se você realizá-la em local que você gosta (talvez um café). O principal método pra tornar a tarefa chata mais facilmente executável é subdividi-la em tarefas menores e mais atingíveis e identificar o próximo passo. Da mesma forma, uma tarefa difícil e não estruturada pode ser melhorada quando você a divide em etapas menores e bem definidas e coloca essas etapas na ordem correta. Feito isso, é provável que você saberá exatamente o que precisa ser feito a seguir, pois será uma sub-tarefa pequena e gerenciável.
3. Produtividade em relação ao Horário Nobre Biológico (HNB)
Visto que gerenciar seus níveis de energia é tão importante quanto gerenciar seu tempo, é útil saber a que horas do dias seus níveis de energia estão mais altos. Se você souber disso, poderá planejar as tarefas do seu dia para garantir que o trabalho mais desafiador e intensivo do cérebro seja realizado durante esse período. No livro, Chris chama isso de "horário nobre biológico". Nem todos terão o mesmo HNB, por isso é importante descobrir o o seu. Chris descobriu esse fato ao longo de dois experimentos diferentes. Em princípio, ele decidiu testar o velho ditado de Ben Franklin: "Deitar cedo e levantar cedo torna um homem saudável, rico e sábio." Para esse fim, ele começou a acordar às 5:30 da manhã todos os dias para ver se tornar-se um madrugador ajudaria a tornar-se mais produtivo. Não foi. Em vez disso, esse foi um dos poucos experimentos que ele decidiu abandonar cedo, pois acordar cedo não só não ajudou sua produtividade, mas ele também simplesmente odiou fazê-lo. Não se encaixava em seu relógio biológico ou em seu estilo de vida.
Qual a solução?
Pesquisas mostram que enquanto algumas pessoas se beneficiam de acordar cedo, não há evidências que mostrem que essa é uma prática universalmente benéfica. Em vez disso, você deve trabalhar para descobrir o cronograma de sono natural do seu corpo e o ritmo das flutuações do nível de energia. Após o fracassado experimento de despertar cedo, Chris resolveu descobrir qual era seu, dessa forma, ele passou algumas semanas monitorando seus níveis de energia hora a hora, usando uma escala de 1 a 10. Assim, ele aprendeu que ele tinha mais energia durante as 10-12h e 17- 20h. A partir de então esses intervalos de tempo tornaram-se sagrados, reservados apenas para o seu trabalho mais desafiador ou para passar tempo com as pessoas com quem ele se importava. Outras coisas, como reuniões, tarefas de manutenção e afins foram relegadas a outros horários. Você pode não ter o mesmo nível de controle sobre sua agenda diária que o Chris, mas ainda seria valioso descobrir seu HNB e, em seguida, tomar medidas para sincronizá-lo com seu trabalho diário.
4. Nossos futuros "eus" desconhecidos
"Terei tempo suficiente para fazer isso em algumas semanas". "Isso é um problema do(a) (insira seu nome) do futuro" Quantas vezes você concordou com muitos compromissos no futuro ou procrastinou em um projeto, pensando que teria tempo para isso mais tarde? A maioria de nós é culpada desses crimes contra os nossos futuros ''eus'' e há uma razão científica para fazermos isso. Em termos simples, pensamos em nossos futuros ''eus'' quase exatamente da mesma maneira que pensamos em estranhos. Não podemos sentir o estresse, a dor ou o peso dos problemas com os quais os estranhos lidam, e também não podemos sentir o peso dessas coisas para o nosso futuro. De fato, nossos cérebros percebem nossos futuros ''eus'' mais parecidos com estranhos do que com nossos ''eus'' atuais. Hal Hershfield, um psicólogo da UCLA, descobriu isso pedindo que os sujeitos da pesquisa descrevessem a si mesmos, tanto atualmente quanto aos 10 anos no futuro, enquanto seus cérebros eram examinados por máquinas de ressonância magnética. Eles também foram convidados a falar sobre outras pessoas. Ao analisar os resultados, Hershfield descobriu que os padrões neurais evocados enquanto pensamos sobre o futuro eu são semelhantes aos padrões que surgem quando se pensa em estranhos. Para neutralizar esse fato, Chris usou um aplicativo chamado AgingBooth para criar uma foto envelhecida de si mesmo. Olhando para ela, ele diz que está menos inclinado a empurrar trabalho e compromissos extras para o seu futuro eu. Na mesma linha, ele ocasionalmente escreve cartas para seu futuro, usando o app FutureMe.
5. A lista de espera
Esta lição final, na verdade, vem de um livro que Chris leu em sua própria pesquisa de produtividade. Em "Getting Things Done", um dos livros mais conhecidos sobre produtividade, o autor David Allen aconselha a criação de uma lista de “espera” além de sua lista normal de tarefas (aka To Do List). A lista de "espera" é um local para rastrear qualquer coisa que exija ação de outras pessoas antes que você possa concluí-la ou continuar trabalhando nela. Isso pode incluir coisas como:
- Encomendas que você está esperando
- Dinheiro que pessoas te devem
- Respostas de e-mail que você está esperando
Ao separar esses itens em sua própria lista, você não vai se confundir com suas listas de tarefas mais orientadas para a ação e não vai se frustrar por não estar dando conta dos seus afazeres. Lembre-se de verificar regularmente pra saber quando você pode começar a fazer sua parte! O link do blog de Chris está linkado no texto caso queiram conhecer! Recomendo a leitura do livro pra quem gostou desse artigo e quer se aprofundar mais no assunto.
