O que é planejamento de projetos?
Planejamento de projetos é a parte do gerenciamento de projetos que visa definir o escopo do projeto, suas atividades posteriores e comunicar estas definições ao resto das partes interessadas. Considerada a etapa primordial, o planejamento de projetos é decisivo na qualidade de todo o ciclo de vida do projeto.
Neste post, vamos explorar mais sobre o tema para que gerentes de projetos possam se aperfeiçoar.. Lembrando que para os mais interessados, temos um curso grátis online sobe gestão de projetos.
Como fazer o planejamento do projeto?
Depois que o projeto foi definido e a equipe do projeto foi nomeada, você está pronto para entrar na segunda fase no ciclo de vida do gerenciamento de projetos: a fase detalhada de planejamento do projeto.
O planejamento do projeto está no cerne do ciclo de vida do projeto e diz a todos os envolvidos onde você está indo e como você vai chegar lá. A fase de planejamento é quando os planos do projeto são documentados, os resultados e requisitos do projeto são definidos e o cronograma do projeto é criado. Isso envolve a criação de um conjunto de planos para ajudar a orientar sua equipe através das fases de implementação e encerramento do projeto. Os planos criados durante esta fase irão ajudá-lo a gerenciar o tempo, custo, qualidade, mudanças, riscos e problemas relacionados. Eles também irão ajudá-lo a controlar o pessoal e os fornecedores externos para garantir que você entregue o projeto no prazo, dentro do orçamento e dentro do cronograma.
A fase de planejamento do projeto é muitas vezes a fase mais desafiadora para um gerente de projeto, pois você precisa fazer um palpite educado sobre a equipe, recursos e equipamentos necessários para completar seu projeto. Você também pode planejar suas atividades de comunicações e compras, bem como contratar fornecedores de terceiros.
Quais os objetivos do planejamento de projetos?
O objetivo da fase de planejamento do projeto é:
- Estabelecer requisitos de negócios;
- Estabeleça custo, cronograma, lista de entregas e datas de entrega;
- Estabelecer planos de recursos;
- Obtenha aprovação de gerenciamento e avance para a próxima fase
Os processos básicos de planejamento de projetos são:
- Planejamento do escopo - especificando os requisitos do escopo para o projeto para facilitar a criação da estrutura de quebra do trabalho;
- Preparação da estrutura de repartição do trabalho - explicando a quebra do projeto em tarefas e subtarefas;
- Desenvolvimento do cronograma do projeto - listando o cronograma completo das atividades e detalhando sua seqüência de implementação;
- Planejamento de recursos - indicando quem fará o que funciona, momento em que e se forem necessárias habilidades especiais para realizar as tarefas do projeto;
- Planejamento orçamentário - especificando o custo orçado a ser incorrido na conclusão do projeto;
- Planejamento de aquisições - focando em fornecedores fora de sua empresa e subcontratando;
- Gerenciamento de riscos - planejamento de possíveis riscos e considerando planos de contingência opcionais e estratégias de mitigação;
- Planejamento de qualidade - avaliação dos critérios de qualidade a serem utilizados para o projeto;
- Planejamento de comunicação - projetando a estratégia de comunicação com todas as partes interessadas do projeto.
O que importa nessa fase?
A fase de planejamento refina os objetivos do projeto, que foram reunidos durante a fase de iniciação. Além disso, ela inclui o detalhamento das etapas necessárias para atingir esses objetivos, identificando as atividades e recursos específicos necessários para completar o projeto. Agora que esses objetivos foram reconhecidos, eles devem ser claramente articulados, detalhando um exame minucioso de cada objetivo reconhecido. Com esse escrutínio, nossa compreensão do objetivo pode mudar.
Muitas vezes, o próprio ato de tentar descrever algo, precisamente, nos dá uma melhor compreensão do que estamos olhando. Esta articulação serve como base para o desenvolvimento de requisitos. O que isso significa é que, após um objetivo ter sido claramente articulado, podemos descrevê-lo em termos concretos (mensuráveis) e identificar o que temos a fazer para alcançá-lo. Obviamente, se fizermos um trabalho pobre de articular o objetivo, nossos requisitos serão mal direcionados e o projeto resultante não representará a verdadeira necessidade.
Os usuários geralmente começarão a descrever seus objetivos em linguagem qualitativa. O gerente do projeto deve trabalhar com o usuário para fornecer definições quantificáveis a esses termos qualitativos. Esses critérios quantificáveis incluem medidas de cronograma, custo e qualidade. No caso dos objetivos do projeto, esses elementos são usados como medições para determinar a satisfação do projeto e a conclusão bem-sucedida. As avaliações subjetivas são substituídas por atributos numéricos reais.
Quais são os itens do planejamento de projetos?
- Resumo executivo - Esta seção deve incluir alguns parágrafos descrevendo, em um alto nível, os elementos-chave do projeto que são detalhados ao longo do plano do projeto.
- Alinhamento estratégico/organizacional - É preciso determinar quais objetivos organizacionais serão apoiados pelo empreendimento. Esta seção também deve incluir os resultados da análise do stakeholder do projeto.
- Definição do escopo do projeto - O objetivo e os objetivos do projeto devem ser indicados nesta seção. Deve haver uma definição quanto ao alcance do projeto, bem como os principais resultados. A estrutura de degradação do produto (PBS) e a estrutura de quebra do trabalho (WBS) serão determinadas aqui. As especificações de qualidade também serão incluídas nesta seção, descrevendo os critérios de desempenho do produto ou serviço de uma perspectiva de cliente. Os pressupostos do projeto também devem ser incluídos, esclarecendo áreas cinzentas no escopo do projeto.
- Avaliação de viabilidade e planos de contingência - esta seção deve avaliar a viabilidade econômica, técnica, operacional e organizacional do projeto; identificar e avaliar os riscos do projeto; E fornecer planos de contingência para enfrentar fatores de risco de alto impacto.
- Restrições - uma lista de quaisquer restrições conhecidas impostas pelo meio ambiente ou por gerenciamento, por exemplo. Orçamento fixo, recursos limitados etc.
- Requisitos de recursos humanos - Defina a organização da equipe do projeto, os papéis e os requisitos de responsabilidade. Os requisitos de treinamento precisarão ser identificados aqui e o desenvolvimento de um plano de treinamento do projeto deve começar.
- Requisitos de material / equipamento - esta seção deve definir espaço, hardware / software e outros recursos necessários para concluir o projeto com sucesso.
- Cronograma e marcos do projeto - O conteúdo desta seção definirá os marcos e o cronograma de atividades do projeto, integrando três elementos principais: entregáveis, data de vencimento ou duração e dependências críticas.
- Estimativa de orçamento / custo - São necessárias estimativas para a duração do projeto. Veja aqui nossas 12 Regras básicas para estimar seu projeto. Os custos geralmente são divididos em três tipos: itens de capital, itens de despesas e mão-de-obra.
- Gerenciamento de Riscos - Esta seção detalha o processo a ser empregado no projeto para gerenciar riscos. Mais informações podem ser encontradas no gerenciamento de riscos aqui.
- Problemas do projeto - as questões são as coisas que aconteceram que estão fora da autoridade do gerente de projeto e precisam ser escaladas para conseguir uma resolução. Esta seção deve definir o processo a ser usado para gerenciar problemas identificados no projeto.
- Gerenciamento de mudanças - O processo de gerenciamento de mudanças a ser utilizado no projeto deve ser descrito nesta seção.
- Gerenciamento de comunicação - Nesta parte do PMP deve haver uma descrição do sistema de comunicações e da documentação de desempenho do projeto que será fornecida às diversas partes interessadas.
- Produtos relacionados e entregáveis - Esta seção deve documentar dependências de projetos conhecidas, com outros grupos dentro ou fora da organização para garantir que o projeto não seja exposto por outros processos comerciais.
- Aprovações - Esta seção irá capturar as assinaturas de aprovação dos stakeholders do projeto.
- Anexos - Incluído nesta seção serão indicadores de documentos pertinentes, como o caso de negócios, notas e documentos relacionados.
