Um organograma é um diagrama que mostra, visualmente, a estrutura organizacional de uma empresa. É bastante útil, pois mostra a hierarquia e relações de trabalho entre funcionários, departamentos, funções etc., tudo de maneira visual, o que facilita seu entendimento. Entenda o que é e seus tipos neste artigo!
O que é um organograma?
Um organograma mostra a estrutura interna de uma organização e auxilia nas tomadas de decisões. Em um organograma empresarial, os funcionários e as posições são representados por caixas ou outras formas, às vezes incluem fotos, informações de contato, e-mails e links de páginas, ícones e ilustrações.
Linhas retas ou com elos combinam os níveis. Isso cria uma representação visual clara da hierarquia e fileiras de diferentes pessoas, empregos e departamentos que compõem a organização.
Quando surgiu o organograma?
Em 1855, o superintendente geral ferroviário Daniel McCallum (1815-1878) projetou o que se pensa ser o primeiro organograma funcional. Era um diagrama ilustrado da Estrada de Ferro de Nova York e Erie. McCallum elaborou o desenho junto com o engenheiro civil George Holt Henshaw (1831-1891).
McCallum, nascido na Escócia, também atuou como general da União na Guerra Civil. Henshaw, um canadense, trabalhou para empresas hidráulicas e ferroviárias no Canadá, nos Estados Unidos e na Dinamarca.
Diagrama ilustrado da Estrada de Ferro de Nova York e Erie (1855)
Fonte: Wikimedia Commons
Como apareceu o termo organograma?
O termo "Organograma" levou mais 50 a 60 anos para uso comum. O engenheiro de consultoria Willard C. Brinton usou o termo em seu livro didático de 1914, “Métodos Gráficos para Apresentação de Fatos”.
Os gráficos foram usados principalmente em círculos de engenharia até a década de 1920, quando eles começaram a encontrar seu caminho para o mundo dos negócios. Os sinônimos menos conhecidos "Organigram" e "Organogram" entraram em uso na década de 1960.
Um outro diagrama que se relaciona com o Organograma é Organigraph. Enquanto ainda reflete a estrutura organizacional, é menos linear e tem um propósito diferente: ilustrar associações e oportunidades entre departamentos, produtos ou cadeias de suprimentos.
Quais são os 3 tipos de organograma?
Qual é o melhor formato para o organograma de uma empresa? Dependendo de suas necessidades e do tipo de organização, você pode querer escolher um organograma menos tradicional. Na prática, existem três tipos principais:
- hierárquico;
- matriz;
- plano.
Modelos de Organograma
Organograma hierárquico (vertical)
É o mais comum e também pode ser conhecido como Organograma Vertical, além de dar origem ao sinônimo, Gráfico hierárquico. Em uma hierarquia, um grupo de pessoas está no topo, enquanto aqueles com menos poder estão abaixo, na forma de uma pirâmide.
Pense em uma monarquia com um rei ou uma rainha no topo, ou uma organização com o CEO no topo. Com uma hierarquia, os membros normalmente se comunicam com a pessoa diretamente acima, sem muito contato entre os níveis.
Organograma matricial
É visto, geralmente, quando há mais de um gerente. Por exemplo, uma organização pode ter uma equipe de designers gráficos para que todos se reportam ao designer gráfico principal. Os designers gráficos também estão trabalhando em outros projetos que são provavelmente liderados por um gerente de projeto separado. Nesse caso, os designers gráficos terão dois gerentes.
Organograma plano (horizontal)
Às vezes referido como um organograma horizontal, possui poucos ou nenhum nível de gerenciamento intermediário e geralmente consiste de dois níveis: os principais administradores e os trabalhadores. Em empresas como essa, os trabalhadores têm mais responsabilidade e participação na tomada de decisões.
Organograma linear de responsabilidade (OLR)
Os organogramas ainda podem ser mais complexos se optar pelo OLR. Nele, além dos colaboradores, também há a função e responsabilidade em cada setor. O que auxilia bastante no entendimento do trabalho em equipe.
Os relacionamentos no organograma podem ser chamados de relacionamentos de linha (ou cadeia de comando), representando o supervisor para relacionamentos subordinados e laterais, mostrando pessoas no mesmo nível.
Com relacionamentos de linha, você pode ter linhas contínuas, mostrando as principais linhas de autoridade, ou linhas pontilhadas, mostrando linhas secundárias de autoridade. Não há regras duras e rápidas nos símbolos e linhas usados no Organograma, desde que os relacionamentos formais sejam claros.
Prós e Contras
Os tipos de organizações refletidas nesses tipos de gráficos apresentam vantagens e desvantagens. Em poucas palavras:
- Em uma organização hierárquica, vertical, de cima para baixo, as linhas de autoridade e comunicação devem ser claras. Na sua forma mais pura, pense nos militares. No mundo dos negócios, pense no executivo-chefe e outros executivos da C-suite, trabalhando para talvez diretores, gerentes seniores, gerentes do meio, líderes de equipe e membros da equipe. As camadas de gerenciamento podem às vezes inchar uma organização também.
- Em uma organização matriculada, os relacionamentos entre departamentos podem ser mais frutíferos e cooperativos. No entanto, ter mais de uma pessoa ou departamento para responder também pode criar conexões confusas ou conflitos de interesse para os funcionários.
- Em uma estrutura plana e horizontal, a maioria das camadas de gerenciamento é cortada, com relações próximas entre o topo e os funcionários. Isso é comum em pequenas empresas e organizações, mas geralmente não é prático para organizações maiores. Os funcionários podem ter uma sensação mais forte de trabalho em equipe e autonomia, embora os conflitos entre funcionários possam se tornar mais pronunciados devido a menos pessoas fazendo o trabalho.
Para que serve um organograma?
Não importa qual layout você opte por usar, os Gráficos Orgânicos são úteis para estabelecer relacionamentos e garantir que todos saibam como se comunicar com informações essenciais. Você pode usar organogramas para:
- Comunicação organizacional e de supervisão, como ajudar os funcionários a saber quem informa a quem, ou ajudar as pessoas a se conhecerem em toda a organização. Adicionar fotos de funcionários pode ajudar muito, permitir que pessoas conectem rostos aos nomes.
- Reestruturação, como mudar os papéis em uma equipe para melhor aproveitar os talentos de todos.
- Planejamento da força de trabalho, como descobrir os detalhes de uma nova iniciativa de contratação.
- Planejamento de recursos, como reduzir ineficiências ao ajustar papéis.
- Genealogia, porque uma árvore genealógica é realmente apenas um tipo de organograma. Você pode incluir fotos, datas de nascimento e morte e links para outras informações sobre cada pessoa.
Como fazer o seu organograma?
- Defina sua finalidade e alcance. Por exemplo, você pretende que seu gráfico seja um recurso de "quem é quem"? Você pode querer incluir fotos e informações de contato, incluindo links de e-mail. Você está traçando toda a sua empresa, ou talvez apenas departamento ou grupo de trabalho. Pode ser mais do que um gráfico? Pense sobre o que é mais útil para seus propósitos.
- Reúna informação. Você pode encontrar uma lista existente de funcionários para basear seu gráfico ou um organograma desatualizado que ainda pode ser um ponto de partida útil. Lembre-se de reunir informações de contato, fotos e qualquer outra coisa que você possa planejar usar. Você pode precisar encontrar outros recursos para esclarecer as linhas de autoridade e explicá-las para o seu gráfico.
- Determine a plataforma que você pretende usar para construir seu gráfico e como você pretende exibi-lo. O Lucidchart fornece uma plataforma poderosa e fácil de usar para construir e exibir gráficos on-line.
- Planeje atualizações contínuas no gráfico. Lembre-se, as coisas mudam rapidamente em muitas organizações, então você precisará de uma forma eficiente de manter o gráfico ou os gráficos atualizados. Isso é muito mais fácil com uma plataforma colaborativa online como a Lucidchart.
Quando perguntamos às empresas como elas funcionam, a figura mais comum para mostrar a estrutura organizacional é o famoso Organograma. O Organograma mostra de forma visual todos os departamentos dentro da empresa e como eles se relacionam em questões hierárquicas. Mas será que esta é a melhor forma de visualizar uma empresa? É isto que você irá aprender por meio da certificação Green Belt e Black Belt.
Como deixar o organograma mais visual?
Existem algumas regras com o organograma para colocação de elementos visuais que ajudem a comunicar:
- O uso de diferentes formas e/ou cores pode ajudar a definir diferentes departamentos, grupos de trabalho, níveis de trabalho ou outras quebras úteis;
- O uso de logotipos ou ícones da empresa pode personalizar seu gráfico para a identidade visual de sua organização;
- Usar animações no PowerPoint pode ajudar a trazer vida e dinamismo à apresentação;
- Usar formas 3D pode tornar seu gráfico mais atraente à medida que aparece na página.
Além do organograma
O organograma não permite visualizar como o fluxo de informações se comportam dentro da organização, nem conseguimos enxergar de onde a informação sai e para onde ela vai, porém, na maioria dos casos, é nesse ponto em que se encontram os maiores problemas de uma empresa.
Por isso, na FM2S, enxergamos a empresa como um sistema composto por vários processos. Para conseguirmos melhorar os processos dentro da empresa precisamos visualizá-los como um Sistema Organizacional. Se quisermos, por exemplo, melhorar as compras da empresa, não focaremos apenas no departamento de compras.
O processo de compras é muito mais amplo e envolve vários departamentos (aquele que solicita a compra, aquele que recebe a compra e aquele que aprova a compra, no mínimo). Uma ferramenta poderosa que nos auxilia a enxergar a empresa e seus processos é o LoP. Para utilizar o LoP, precisamos primeiramente mapear todos os processos que fazem parte da organização, quais são suas entradas e saídas e como se relacionam entre si.
Os problemas das empresas não se encontram nos departamentos, e sim nos processos, e somente mapeando-os conseguiremos enxergar onde devemos atuar para se obter resultados positivos. Como montar um LoP então? Este é um assunto para ser abordado em outro artigo, mas por hora podemos falar que tudo começa com os SIPOCs.
É por meio dele que fazemos o macro-mapeamento de um processo. Depois de elaborados os SIPOCs da empresa, os conectamos e temos uma boa parte do LoP pronto.
Fica claro, assim, que o organograma não é uma ferramenta de resolução de problemas, mas é, sim, bastante importante para visualizar o funcionamento da organização e, se acompanhada de ferramentas como o LoP e os SIPOCs, pode ajudar muito na melhoria da empresa.
