Matriz RACI
Gestão de Projetos

01 de novembro de 2017

Última atualização: 09 de maio de 2023

A Matriz RACI

A Matriz RACI é uma ferramenta de gerenciamento de projetos amplamente utilizada para atribuir responsabilidades e definir papéis e responsabilidades em uma equipe. É uma ferramenta simples, mas eficaz, que ajuda a garantir que todas as tarefas e atividades sejam atribuídas a indivíduos específicos e que cada pessoa entenda claramente sua responsabilidade em relação ao trabalho realizado. 

É importante para garantir a eficiência e a eficácia em projetos e processos organizacionais, ajudando a evitar conflitos, reduzir o tempo gasto em atividades desnecessárias e melhorar a qualidade do trabalho realizado. 

O que significa RACI?

RACI é um acrônimo que representa quatro papéis que podem ser atribuídos a pessoas em um projeto ou processo:

R = Responsável.

A = Autoridade.

C = Consultado.

I = Informado.

Usando o sistema RACI, você lista todas as tarefas, marco e decisão, depois esclarece quem é responsável e, quando apropriado, quem precisa ser consultado e informado.

Responsável (R)

É quem realiza o trabalho. A pessoa envolvida deve completar a tarefa ou o objetivo. Várias pessoas podem ser responsáveis por um projeto, atividade, trabalho etc.

Autoridade (A)

É o "proprietário" do trabalho. Ele ou ela deve aprovar quando a tarefa, objetivo ou decisão estiver completa. Esta pessoa deve certificar-se de que as responsabilidades são atribuídas na matriz para todas as atividades relacionadas. Existe apenas uma pessoa autoridade.

Consultado (C)

São especialista consultados sobre o projeto. Geralmente tem bastante conhecimento no assunto que a atividade aborda e fornecem informações importantes para a realização satisfatória do trabalho, mas não são diretamente responsáveis pela execução do projeto. 

Informado (I)

Essas pessoas precisam ser mantidas informadas. Eles precisam de atualizações sobre progresso ou decisões, mas não precisam ser consultados formalmente, nem contribuem diretamente para a tarefa.

E quais são as variantes?

  • ARCI: Algumas pessoas preferem usar o acrônimo ARCI, refletindo a importância do papel "Responsabilidade".
  • RASCI ou RASIC: Um quinto elemento, "Suporte", às vezes é interjetado para fazer o acrônimo RASCI. O apoio refere-se a pessoas que fornecem recursos e assistência às pessoas responsáveis ​​pelo trabalho.
  • RACI-V: Em algumas situações, outra função está incluída: "Verifica". Essa função fornece as verificações necessárias para garantir que o trabalho seja feito de acordo com critérios predeterminados.
  • CAIRO: Isso inclui uma quinta categoria: "Omitido" ou "Fora do loop". Isso seria usado para designar pessoas que você conscientemente decide não envolver nas comunicações do projeto.

Como usar a Matriz RACI?

Para completar uma Matriz RACI:

1 .Defina as atividades do projeto e decisões em que sua equipe trabalha. Muitas vezes é bom envolver toda a equipe ao fazer isso, ajudando você a detalhar as principais tarefas que devem ser concluídas para o projeto ser um sucesso.

2. Liste todas as funções das pessoas na equipe. Às vezes isso significa que você precisa listar cada membro da equipe individualmente. Mas, se uma função é realizada por várias pessoas, você deve listar a função em vez de cada indivíduo.

3. Em seguida, crie uma matriz (veja a figura 1) das duas listas que você fez. Determine tarefas, atividades e decisões como cabeçalhos de linha na coluna da esquerda e coloque as funções como cabeçalhos de coluna.

Figura 1: Exemplo de Matriz RACI

Tarefas, marcos e decisõesFunção A (por exemplo, Supervisor)Função B   (por exemplo, Gerente)Função C Função D
Tarefa 1RA  
Tarefa 2RIAR
Tarefa 3 CCR
Tarefa 4ACCI

 

4. Trace o RACI para cada tarefa, decisões etc. listadas. Indique quem é responsável, quem precisa ser consultado e quem precisa ser informado.

5. E agora verifique o RACI para cada tarefa: Verifique isso com cuidado, pois este é o passo que garante que tudo seja feito!

Para cada tarefa (linha):

  • Deve haver uma (e apenas uma) pessoa responsável;
  • Deve haver pelo menos um responsável;
  • 'Consultado' e 'informado' são opcionais em cada linha.

Além disso, certifique-se de que todos os envolvidos realmente precisam estar ali. Há um ditado de que "muitos cozinheiros estragam o caldo". Com muitas pessoas envolvidas, mesmo que sejam apenas "consultadas" e "informadas", fica mais fácil se perder.

6. Verifique se tudo acabou. Você faz isso analisando os papéis que cada função executará. Isso significa olhar verticalmente no Rs, As, Cs e Is atribuídos e fazer as seguintes perguntas:

  • Uma pessoa ou função tem muitas responsabilidades? Se assim for, existe o risco de que ele ou ela possa executar mal ou não conseguir completar o trabalho.
  • Alguém tem muitos ou todos os As? Se assim for, vale a pena elaborar novamente o design dos empregos das pessoas. Essa pessoa pode realmente monitorar e supervisionar todas essas tarefas de forma completa? Ou é melhor delegar parte da responsabilidade (e, portanto, verificar e equilibrar) para outras pessoas na equipe?
  • Alguma pessoa ou função está envolvida em todas as tarefas? Isso provavelmente não é necessário e você deve elaborar novamente como as tarefas são delegadas e priorizadas.

7. Depois de verificar as etapas 5 e 6, verifique a completude e a integridade das funções em sua equipe. O passo final é comunicar a matriz RACI a todos os membros da equipe e mantê-la atualizada à medida que as coisas mudam.

Como esclarecer as responsabilidades dos membros da equipe para que as pessoas saibam onde estão

Variantes relacionadas: ARCI, RASCI, RASIC, RACI-V e CAIRO

O trabalho em equipe é muitas vezes visto como uma maneira eficaz de atingir os objetivos de trabalho. E não há dúvida de que, quando as equipes funcionam bem juntas, os resultados podem ser impressionantes. Infelizmente, o oposto é verdadeiro e muito comum: as equipes que não funcionam bem também podem deixar de entregar os resultados desejados. Falamos muito sobre a importância do bom gerenciamento de equipe nos nossos cursos de  Green BeltBlack Belt.

Certificação Black Belt FM2S

Quando várias pessoas trabalham em um projeto, é fácil assumir que outra pessoa está cuidando de um determinado detalhe ou tarefa. Também é fácil apontar os dedos e atribuir culpa quando um desses trabalhos é feito mal ou não é completado.

Muitos fatores podem contribuir para o baixo desempenho de uma equipe, mas, a menos que as responsabilidades sejam claras, pode haver um risco significativo de surgirem problemas. Com projetos complexos, sensíveis ao tempo ou de missão crítica, ou em situações em que as pessoas estão se responsabilizando, muitas vezes vale a pena tomar tempo para pensar nos papéis que você e os membros da sua equipe devem desempenhar em todas as tarefas com que sua equipe se compromete.

Sem essa clareza, você provavelmente encontrará lacunas, duplicações e confusão. O trabalho em equipe será frustrante, ineficiente e você provavelmente não produzirá bons resultados. Nessas situações, a delegação de tarefas e outras responsabilidades é importante demais para ser deixada ao acaso.

A Matriz é um sistema que traz estrutura e clareza para atribuir as funções que as pessoas desempenham dentro de uma equipe. É um sistema de grade simples que você pode usar para esclarecer as responsabilidades das pessoas e garantir que tudo o que a equipe precisa fazer seja alcançado. 

Qual é o propósito da Matriz RACI?

O propósito da Matriz RACI é garantir que todas as atividades ou tarefas de um projeto ou processo tenham um responsável definido, que as decisões sejam tomadas pelas pessoas adequadas e que todas as partes interessadas sejam mantidas informadas sobre o progresso do projeto.

A Matriz RACI ajuda a evitar confusão ou sobreposição de responsabilidades, permitindo que todos os membros da equipe saibam exatamente o que se espera deles em relação a cada atividade ou tarefa. 

Ela também ajuda a garantir que todas as partes interessadas sejam mantidas informadas sobre o progresso do projeto, o que pode ajudar a reduzir o risco de atrasos ou problemas de comunicação.

Pontos importantes

Um dos maiores desafios do trabalho em equipe (particularmente em áreas em que há pouca margem de erro) é garantir que tudo seja feito completamente e bem. Ao adoptar uma abordagem estruturada para a atribuição de funções usando a Matriz RACI, você pode se enredar e verificar quem é responsável por cada tarefa da equipe e também verificar a integridade das funções de cada pessoa. Ao fazê-lo, você pode minimizar o risco de lacunas, sobreposições e confusões e, portanto, ter uma maior chance de lidar com uma equipe altamente eficaz e eficiente.

Depois de entender os papéis e as responsabilidades das pessoas, o próximo passo é muitas vezes pensar na quantidade de tempo disponível das pessoas para que os projetos possam ser concluídos de forma tão rápida e eficiente quanto possível.

Quais são os benefícios da Matriz RACI?

Clareza nas responsabilidades

A Matriz RACI ajuda a definir claramente as responsabilidades de cada pessoa envolvida em um projeto ou processo, evitando assim confusão e mal-entendidos.

Melhor comunicação

Ao atribuir papéis específicos para cada pessoa, a Matriz RACI ajuda a melhorar a comunicação entre as partes interessadas. Isso garante que as informações relevantes sejam compartilhadas com as pessoas corretas e na hora certa.

Redução de conflitos

A Matriz RACI ajuda a evitar conflitos, especialmente quando se trata de tomada de decisões. Ao atribuir claramente os papéis de responsabilidade, a matriz RACI garante que as pessoas envolvidas saibam quem é responsável por tomar decisões e quem precisa ser consultado ou informado antes que uma decisão seja tomada.

Eficiência

A Matriz RACI ajuda a melhorar a eficiência na execução do projeto, garantindo que todas as atividades ou tarefas tenham um responsável definido. Isso ajuda a evitar atrasos e garante que as coisas sejam feitas no prazo previsto.

Melhoria contínua

A Matriz RACI é uma ferramenta de cada membro da equipe que pode ser revisada regularmente e ajustada conforme necessário para garantir que continue sendo eficaz ao longo do projeto. Isso ajuda a garantir que o projeto ou processo esteja sempre caminhando na direção certa e que os resultados finais sejam alcançados com sucesso.

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Equipe FM2S

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