As organizações lutam continuamente por operações enxutas e eficientes.
Particularmente no clima econômico atual, sua empresa pode pedir-lhe para encontrar oportunidades de melhoria lean em seu departamento ou área, para que você possa entregar o mesmo valor ao cliente a um custo menor para sua organização.
No entanto, pode ser um desafio identificar onde estão essas oportunidades.
Por exemplo, você pode saber que precisa melhorar seu processo de produção, porque os produtos estão voltando com defeitos. Nessa situação, o que você precisa fazer para melhorar a qualidade? Uma opção é colocar mais recursos nas inspeções físicas. Mas será que isso resolverá o problema, ou apenas adicionará custos a um processo que é defeituoso em algum outro lugar?
Dica: Nesta apostila presentamos algumas ferramentas associadas ao Lean, como os 7 desperdícios (como localizá-los e eliminá-los), o VSM (Value Stream Mapping, ou Mapeamento da Cadeia de Valor), o 5S, o Kanban e o Heijunka (nivelamento de produção), o TPM (Total Productive Maintence), e a ferramenta de análise de valor.
Melhoria de processos
Melhoria de processo só é bem sucedida quando você resolve o problema subjacente. Uma maneira útil de melhorar os processos com êxito é usar uma técnica de manufatura enxuta chamada Value Stream Mapping (VSM). Originou-se no fabricante de automóveis Toyota, onde eles chamaram de 'mapeamento de fluxo de material e informação'. O VSM é agora amplamente utilizado em vários setores, como forma de identificar projetos de melhoria.
A ideia básica por trás do Mapeamento do Fluxo de Valor é a seguinte: se o processo subjacente estiver correto, o resultado será confiável. Para acertar o processo, você precisa entender a sequência de atividades que agrega valor a seus clientes.
O VSM analisa o processo completo, de ponta a ponta. Ele ajuda você a mapear visualmente como as informações e os materiais fluem através de todas as atividades que ocorrem - do momento em que um pedido é feito até o momento em que o produto ou serviço é entregue. O início é com as necessidades do cliente, onde o mapa mostra como e quando as informações são recebidas. O final é quando o produto ou serviço é entregue ao cliente, com o mapa mostrando como os processos de tomada de decisão e comunicação afetam todo o fluxo.
Ao analisar seu processo desde o início (receber pedidos ou previsões) até o final (armazenar ou distribuir o produto), você pode identificar claramente etapas em que nenhum valor real é adicionado ou onde há um gargalo - e, portanto, você pode eliminar esses tipos de desperdício. Seu mapa original do fluxo de valor se torna a linha de base para iniciativas de melhoria que eliminam atividades inúteis e sem valor.
Observe que o mapa é tão detalhado quanto necessário. Em outras palavras, ele deve conter informações suficientes sobre o fluxo de informações e produtos físicos para ajudá-lo a identificar problemas e possíveis melhorias, mas não mais do que isso.
Não confunda o mapeamento do fluxo de valor com a análise da cadeia de valor ou Cadeia de Valor de Porter. Essas ferramentas analisam a parte estratégica do que sua empresa oferece aos clientes. Eles pedem que você avalie se seu produto final pode ser melhorado, para que você agregue mais valor aos seus clientes e, assim, aumente seu apelo. Por outro lado, o VSM analisa como o produto é feito - para garantir que cada etapa agregue valor ao processo geral. Além disso, não confunda VSM com mapas de fluxo ou fluxogramas. Os Mapas do Fluxo de Valor analisam os processos em um nível mais alto do que os mapas de fluxo ou fluxogramas típicos do processo. Fluxogramas de processo tradicionais são normalmente usados para examinar um processo específico em detalhes (por exemplo, como uma reclamação de cliente é tratada). Produzir um VSM ajuda a identificar quais são as principais atividades de valor agregado, para que você possa eliminar as atividades que não agregam valor.
Como criar e usar seu mapa de fluxo de valor
O objetivo do Mapeamento do Fluxo de Valor é criar uma imagem de como os itens (como materiais, projetos ou necessidades do cliente) fluem através do fluxo de valor - de matérias-primas e insumos até o produto final do cliente.
O mapeamento do fluxo de valor é melhor aplicado a processos razoavelmente rotineiros e padronizados. As empresas de manufatura são exemplos óbvios destas, no entanto, qualquer organização que forneça um conjunto padrão de produtos ou serviços provavelmente se beneficiará da aplicação do VSM. É improvável que o Mapeamento do Fluxo de Valor seja útil quando os processos de trabalho mudam continuamente ou quando os produtos sob medida são entregues, porque o fluxo pode mudar com cada cliente ou projeto.
Siga estas etapas para usar a ferramenta Mapeamento do fluxo de valor:
Primeiro Passo - Identifique o Produto ou Serviço para Mapear
Escolha um processo para o qual você gostaria de implementar práticas mais enxutas e eficientes.
É importante definir aqui o escopo do seu mapa. Identifique os pontos inicial e final e certifique-se de mapear de uma extremidade do processo para a outra, para poder ver onde estão os bloqueios e as atividades sem valor.
Você também precisa identificar qual parte do processo geral você precisa examinar. Por exemplo, se a quantidade de lucro que você está gerando de cada pedido está caindo, talvez seja melhor verificar como um pedido inteiro é atendido. Se o volume de pedidos estiver caindo, talvez seja melhor examinar o processo de vendas com mais detalhes.
Se você compartilhou equipamentos ou outros recursos, em vez de olhar para a fabricação de um produto, talvez você queira ver a manufatura como um sistema completo.
Para ilustrar as etapas da criação de um Mapa do Fluxo de Valor, usaremos um exemplo simples: o processo de transformar um pedido da Internet em um produto enviado.
Etapa 2 - Desenhe o mapa do fluxo de valor atual
Para ajudá-lo a desenhar o mapa, reúna uma equipe de pessoas representando as partes interessadas no processo. Inclua pessoas que gerenciam e dão suporte às várias partes do fluxo de valor. É de vital importância aqui incluir pessoas que realmente fazem o trabalho, e não apenas os gerentes de líderes de equipe - caso contrário, você corre o risco de criar um VSM que mostre o que deve acontecer, em vez do que realmente acontece.
Você pode observar e coletar dados para completar o mapa:
- Brainstorm quem está envolvido, tanto interna como externamente; o que é necessário para entregar o produto ou atender a necessidade do cliente; e as tarefas ou atividades que envolvem a produção dos produtos.
- Coloque essas tarefas em ordem, o máximo possível, e inclua os custos e o tempo de trabalho real de cada tarefa, a fim de criar um quadro de desempenho médio para cada tarefa (e, em última análise, para todo o processo de ponta a ponta).
- Observe os atrasos entre os estágios do processo - por exemplo, o tempo que uma tarefa fica na bandeja de alguém - e acrescente isso.
Aqui estão as tarefas envolvidas no processamento de pedidos e entrega para o nosso exemplo:
- Entrada e processamento de pedidos.
- Ligação com fornecedores.
- Gestão de inventário.
- Escolha de pedidos.
- Embalagem.
- Remessa.
Dependendo de suas operações, qualquer uma dessas tarefas pode ser o assunto de seu próprio Value Stream Map - é por isso que a definição do escopo é tão importante.
Existem programas de software disponíveis para desenhar Mapas de Fluxo de Valor, e há um conjunto de formas normalmente usadas para representar várias partes do processo. Você pode ou não querer usá-los, mas é importante mapear seu processo com clareza e também é importante garantir que todos entendam o significado dos símbolos que você usa.
Terceiro Passo - Avalie o Fluxo de Valor Atual
Nesta etapa, você analisa se cada atividade no processo está adicionando valor. É aqui que você pode procurar oportunidades de melhoria lean:
O que é "adicionar valor"?
As atividades de valor agregado alteram um item e fazem com que ele valha mais para o cliente. A montagem do carro é um exemplo perfeito: à medida que a carroceria se move ao longo da linha de produção, mais e mais peças ou montagens são adicionadas, tornando-a mais completa. Eventualmente, torna-se um veículo totalmente operacional que as pessoas vão comprar. Cada etapa agrega valor (embora claramente o maior valor seja adicionado quando o componente final é instalado!)
- Em cada ponto do mapa, pergunte-se: "Essa atividade agrega valor?"
- Identifique seus pontos de valor agregado.
- Identifique seus pontos sem valor agregado (por exemplo, locais onde o material é armazenado, papelada redundante ou excessiva e locais onde há longos prazos).
- Determine quais pontos sem adição de valor ainda são necessários (por exemplo, para atender aos requisitos regulamentares, abordar outros problemas de conformidade e garantir a segurança do trabalhador).
Etapa 4 - Criar um mapa de fluxo de valor de "estado futuro"
Mapeie como você deseja que seu processo aprimorado seja exibido no futuro. Como o processo funcionará depois que você eliminou o desperdício identificado na etapa anterior? Siga estas dicas:
- Suponha que tudo seja possível.
- Pergunte a si mesmo o que seu concorrente mais enxuto faria.
- Considere como você estruturaria o processo se estivesse iniciando o negócio hoje com capital ilimitado.
- Procure atividades semelhantes e veja se há uma maneira de agrupá-las.
- Identifique gargalos e eventos críticos.
- Procure maneiras de simplificar atividades complexas.
- Confirme se os clientes realmente valorizam cada atividade de transformação.
Procure formas comuns de desperdício, como estas:
- Movendo produtos / materiais ineficientemente.
- Usando equipamentos e pessoas desnecessariamente.
- Mantendo muito ou pouco estoque.
- Realizando verificações de qualidade ineficientes.
- Estocagem de produtos acabados.
- Adicionando recursos ou conduzindo o processamento que o cliente não valoriza.
Aqui estão algumas das oportunidades de melhoria em nosso exemplo:
- Elimine as aprovações redundantes ou mova-as antes no processo para evitar trabalho desnecessário.
- Melhorar o fluxo de informações (em papel ou eletrônico).
- Reestruture as operações do armazém para eficiência.
- Atualize o sistema de controle de estoque.
Quinto passo - Criar um plano para implementar o estado desejado
Depois de identificar seus objetivos, você pode desenvolver um plano de mudança. Neste ponto, muitas organizações também iniciam outros processos enxutos - como o Kaizen, Kanban e just in time. Lembre-se, no entanto, que o tempo que você investe no VSM será compensado apenas se você seguir com o plano de implementação.
Essas diretrizes ajudarão você a fazer isso:
- Use o VSM para comunicar suas metas e objetivos.
- Em sua equipe de VSM, inclua pessoas que trabalharão com as novas atividades. Isso ajuda a aumentar o buy-in.
- Fale com frequência sobre operações enxutas e eficientes para que ela se torne parte de sua cultura corporativa.
- Procure maneiras de recompensar sugestões eficientes de trabalho e eficiência.
Etapa 6 - Implementar o plano
Várias técnicas podem ser usadas, mas uma das mais populares usadas com o VSM é uma série de "Kaizen Blitzes", cada uma com aproximadamente uma semana de duração. Estes gradualmente movem você do estado atual para o estado futuro.
Passo Sete - Revise os Resultados e Repita
Pontos chave
O Mapeamento do Fluxo de Valor cria uma representação gráfica de como um processo funciona, mostrando as ligações entre os fluxos de material e informação.
Ele fornece uma linguagem comum para as pessoas usarem para comunicar o que está acontecendo e por que as coisas precisam mudar. Ao trabalhar no processo, você terá uma compreensão muito melhor de como suas atividades de trabalho se encaixam - e você poderá criar um plano de ação para eliminar o desperdício e, em última análise, aumentar os lucros da sua organização.
