Você já esteve em um projeto onde o prazo era muito apertado?
As chances são de que os relacionamentos estavam desgastados, os patrocinadores eram infelizes e os membros da equipe estavam trabalhando absurdamente. As chances são, também, de que isso aconteceu porque alguém subestimou a quantidade de trabalho necessário para completar o projeto. Isso acontece quando o tempo necessário para o projeto, foi subestimado.
Muitas vezes, as pessoas subestimam o tempo necessário para implementar projetos, particularmente quando eles não estão familiarizados com o trabalho que precisa ser feito.
Por exemplo, eles não podem levar em consideração eventos inesperados ou trabalho urgente de alta prioridade; e eles podem deixar de mapear a complexidade total do trabalho. É claro que provavelmente, isso que tenha sérias consequências negativas mais adiante do projeto.
É por isso que é importante estimar o tempo com precisão, se o seu projeto for bem-sucedido. Neste artigo, analisamos um processo para fazer estimativas de boas para o tempo, e exploraremos alguns dos métodos de estimativa que você poderá usar.
Por que estimar o tempo com precisão?
A estimativa precisa do tempo é uma habilidade crucial no gerenciamento de projetos. Sem isso, você não saberá o tempo que seu projeto terá, e você não poderá obter o compromisso das pessoas que precisam assiná-lo.
Mais importante ainda para sua carreira, os patrocinadores geralmente julgam se um projeto teve sucesso ou se falhou, dependendo se foi entregue no prazo e no orçamento. Para ter uma chance de ser bem-sucedido como gerente de projeto, você precisa negociar orçamentos reais e prazos viáveis.
Como calcular o tempo com precisão?
Use estas etapas para fazer estimativas de tempo precisas:
Passo 1: Compreenda o que é necessário
Comece identificando todo o trabalho que precisa ser feito dentro do projeto. Use ferramentas como Análise de Requisitos de Negócios, Estruturas Analítica de Projetos, Análise de Pontos e Análise de Deslocamento para ajudá-lo a fazer isso em detalhes suficientes.
Como parte disso, certifique-se de que você permite tempo para reuniões, relatórios, comunicações, testes e outras atividades que são críticas para o sucesso do projeto.
Passo 2: ordene estas atividades
Agora, liste todas as atividades que você identificou na ordem em que eles precisam acontecer.
Nesta fase, você não precisa adicionar em quanto tempo acha que as atividades serão realizadas. No entanto, você pode querer observar quaisquer prazos importantes. Por exemplo, talvez seja necessário que o departamento de finanças trabalhe antes de começar a trabalhar no "Fechamento Anual".
Passo 3: Decida quem você precisa envolver
Você pode fazer as estimativas você mesmo, fazer um brainstorm com o grupo ou pedir aos outros que contribuam.
Onde você pode obter a ajuda das pessoas que realmente irão fazer o trabalho, pois é provável que tenham experiência prévia para aproveitar. Ao envolvê-los, eles também assumirão uma maior apropriação das estimativas de tempo, e eles trabalharão mais para alcança-las.
Dica:
Se você envolve outros, este é um bom momento para confirmar seus pressupostos com eles.
Passo 4: faça suas estimativas
Agora você está pronto para fazer suas estimativas. Descrevemos uma variedade de métodos abaixo para ajudá-lo a fazer isso. Seja qual for o método escolhido, tenha em mente essas regras básicas:
Para começar, estimar o tempo necessário para cada tarefa e não para o projeto como um todo.
- O nível de detalhe em que você precisa entrar dependerá das circunstâncias. Por exemplo, você pode só precisar de um esboço de estimativas de tempo para futuras fases do projeto, mas você provavelmente precisará de estimativas detalhadas para a fase seguinte.
- Liste todos os pressupostos, exclusões e restrições relevantes; e anote todas as fontes de dados nas quais você confia. Isso irá ajudá-lo quando suas estimativas forem questionadas e também o ajudará a identificar quaisquer áreas de risco se as circunstâncias mudarem.
- Suponha que seus recursos só serão produtivos por 80% do tempo. Aloque tempo para eventos inesperados como doença, problemas de fornecimento, falhas de equipamentos, acidentes e emergências, resolução de problemas e reuniões.
- Se algumas pessoas estão apenas trabalhando em "tempo parcial" em seu projeto, tenha em mente que eles podem perder tempo enquanto alternam entre suas várias funções.
- Lembre-se de que as pessoas geralmente são excessivamente otimistas e podem subestimar significativamente a quantidade de tempo que levará para que eles completem as tarefas.
Dica:
As estimativas mais confiáveis são aquelas que você organizou para serem desafiadas. Isso ajuda você a identificar quaisquer pressupostos e preconceitos que não sejam válidos.
Você pode pedir aos membros da equipe, outros gerentes ou colegas de trabalho para desafiar suas estimativas de tempo.
Quais os métodos para estimar o tempo?
Vamos agora olhar diferentes abordagens que você pode usar para estimar o tempo. Você provavelmente achará mais útil usar uma mistura dessas técnicas.
Estimativa ascendente
A estimativa de baixo custo permite que você crie uma estimativa para o projeto como um todo. Para analisar "de baixo para cima", quebrar tarefas maiores para tarefas detalhadas e, em seguida, estimar o tempo necessário para completar cada um.
Como você está considerando cada tarefa de forma incremental, sua estimativa do tempo necessário para cada tarefa provavelmente será mais precisa. Você pode adicionar a quantidade total de tempo necessário para completar o plano.
Dica 1:
O nível de detalhes vai depender da situação. No entanto, quanto mais detalhes você entrar, mais preciso você será.
Se você não sabe o quão longe ir, considere dividir o trabalho em pedaços que uma pessoa pode completar em meio dia, por exemplo. Claro, isso é um pouco genérico, mas dá uma ideia do nível de detalhes que você deve apontar.
Dica 2:
Sim, isso dá muito trabalho, no entanto, esse trabalho irá se pagar mais tarde no projeto. Certifique-se de que você deixou muito tempo para isso na fase de desenvolvimento do projeto.
Estimativa de cima para baixo
Na análise de cima para baixo, você desenvolve uma visão geral da linha de tempo esperada primeiro, usando projetos passados ou experiência anterior como guia.
Muitas vezes, é útil comparar as estimativas de cima para baixo contra as estimativas de baixo para cima, para garantir a precisão.
Nota:
Não suponha que as estimativas de baixo para cima estejam erradas se diferirem amplamente das de cima para baixo. Na verdade, é mais provável que o inverso seja verdadeiro.
Em vez disso, use as estimativas de cima para baixo para desafiar a validade das estimativas de baixo para cima e para refiná-las conforme apropriado.
Estimativa Comparativa
Com estimativa comparativa, você observa o tempo necessário para realizar tarefas similares, em outros projetos.
Estimativa paramétrica
Com este método, você estima o tempo necessário para uma entrega; e depois multiplica-a pelo número de entregas necessárias.
Por exemplo, se você precisar criar páginas para um site, você calcula quanto tempo demoraria para fazer uma página, e então você multiplicaria esse tempo pelo número total de páginas a serem produzidas.
Estimativa de três pontos
Para construir uma almofada de incerteza, você pode fazer três estimativas - uma para o melhor caso, outra para o pior caso e uma final para o caso mais provável.
Embora essa abordagem requeira esforço adicional para criar três estimativas separadas, ela permite que você estabeleça expectativas mais razoáveis, com base em uma estimativa mais realista de resultados.
Dica:
Nos estágios iniciais do planejamento do projeto, muitas vezes você não saberá quem fará cada tarefa - isso pode influenciar o tempo que a tarefa levará. Por exemplo, um programador experiente deve ser capaz de desenvolver um módulo de software muito mais rápido do que alguém menos experiente.
Você pode construir isso em suas estimativas, fornecendo as melhores, piores e estimativas mais prováveis, estabelecendo a base para cada visualização.
Preparando seu horário
Depois de estimar o tempo necessário para cada tarefa, você pode preparar o cronograma do projeto. Adicione suas estimativas à lista de atividades preliminares que você produziu na segunda etapa.
Você pode então criar um Gráfico de Gantt para agendar atividades e atribuir recursos ao seu projeto; e para finalizar marcos e prazos.
Dica:
Se o seu projeto for complexo, você pode achar que a identificação do caminho crítico em seu plano seja útil. Isso ajudará você a destacar as tarefas que não podem ser adiadas se você quiser alcançar seu prazo.
Pontos chave
Você precisa estimar o tempo com precisão se você quiser entregar seu projeto no horário e no orçamento. Sem essa habilidade, você não saberá o tempo que seu projeto irá levar, e você não poderá obter o compromisso das pessoas envolvidas em ajudá-lo com seu objetivo.
Mais do que isso, você corre o risco de concordar com prazos incrivelmente curtos, com todo o estresse, dor e perda de credibilidade associada a isso. Para estimar o tempo de forma eficaz, siga este processo de quatro etapas:
- Compreenda o que é necessário.
- Priorize atividades e tarefas.
- Decida quem você precisa envolver.
- Faça suas estimativas.
- Use uma variedade de métodos de estimativa para obter as estimativas de tempo mais precisas.
