Todos nós enfrentamos atrasos em algum momento de nossas vidas. Seja aquele voo atrasado que nos faz perder uma reunião importante, o projeto que excede o prazo inicialmente previsto, ou até mesmo a entrega que deveria ter chegado ontem. Atrasos são uma parte inevitável da vida, mas entender suas causas e como lidar com eles pode nos ajudar a minimizar sua frequência e impacto.
Neste post, exploraremos o conceito de atraso em várias esferas da vida cotidiana e forneceremos dicas úteis e estratégias para lidar com ele de maneira eficaz.
Integre o grupo de profissionais capazes de gerir processos dentro das empresas. A partir deste material, descubra como a Gestão de Processos pode acelerar sua carreira!
O que é atraso?
A palavra "atraso" pode ter diferentes significados dependendo do contexto, mas geralmente se refere a uma situação em que algo acontece mais tarde do que deveria ou do que foi planejado. Aqui estão algumas possíveis interpretações:
- Atraso em compromissos ou eventos: Quando uma pessoa ou evento não começa ou não ocorre no horário programado, dizemos que há um atraso. Por exemplo, um trem pode estar atrasado, ou uma pessoa pode estar atrasada para uma reunião;
- Atraso em pagamentos: Quando um pagamento devido não é feito no prazo estipulado, considera-se que o pagamento está atrasado. Isso pode levar a penalidades, como multas e juros;
- Atraso no desenvolvimento: No contexto da saúde e desenvolvimento infantil, o termo atraso no desenvolvimento é usado para descrever quando uma criança não atinge marcos do desenvolvimento na idade esperada;
- Atraso (ou latência) na Internet: No contexto das redes de computadores, atraso é o tempo que leva para um pacote de dados ser enviado de um ponto para outro. Este tipo de atraso pode afetar a qualidade da conexão com a internet.
Cada um desses cenários envolve uma forma de atraso, embora os detalhes e as implicações sejam diferentes.
Como reduzir atrasos dos processos?
A maioria dos atrasos ocorre em pontos de transição de uma etapa de processo para outra. Ao reduzir o número de transições ou etapas do processo, podemos reduzir significativamente os atrasos nos processos. A pesquisa mostrou que fornecer a mesma capacidade em todas as etapas dentro do processo é a melhor maneira de eliminar os atrasos. A adição de capacidade flexível para possíveis mudanças na demanda em apenas um passo levará a atrasos crescentes mais tarde no processo. Assim, você deve fazer todos os esforços para projetar em igual capacidade em todas as etapas dentro de seus processos para eliminar atrasos.
Como Reduzir Atrasos?
No post de hoje, gostaria que você respondesse as questões abaixo com sinceridade. Sim, isto mesmo. Nada melhor para melhorar, do que se sincero consigo mesmo e assim, buscar as mudanças necessárias. As dicas aqui são algumas que falamos em nosso Green Belt e Black Belt.
- Vocês tem um processo de programação e controle de produção estruturado?
- A empresa sofre com grandes variações na demanda ao longo do mês? Há picos de demanda durante o mês?
- Qual é o tamanho do parque fabril? Quantas máquinas?
- Há muitas operações por produto/serviço?
- Há muitos contratos em que o atraso é importante?
Respondeu sim para alguma dessas?
Se sim, veja algumas dicas rapidas...
Avalie as operações com antecedência e muitas vezes
Antes de começar a reduzir o tempo de inatividade e melhorar a produção, é importante ter uma imagem clara do estado atual das operações. Ao examinar o processo de construção do início ao fim, você terá uma melhor ideia de onde pode haver fraquezas ou espaço para melhorias. É importante olhar para todos os aspectos da produção, desde o gerenciamento de estoque e desempenho do empregado até as máquinas que estão sendo usadas e a forma como seus produtos são criados. À medida que você começa a fazer mudanças e melhorias, você deve continuar monitorando a produção.
Configure uma programação de manutenção preventiva (TPM)
Ao invés de esperar que sua maquinaria se quebre, manter-se à frente dos problemas mecânicos com PM reduzirá significativamente o risco de quebras de equipamentos. O PM envolve a substituição de peças em um cronograma fixo para garantir que eles não se desgastam.
Existem programas de software PM disponíveis que podem examinar uma variedade de informações de diagnóstico e desempenho para avaliar melhor quando as máquinas precisarão de trabalho. Isso reduzirá o tempo de inatividade e terá a vantagem adicional de uma fabricação mais econômica. É importante notar que provavelmente haverá um investimento inicial nas ferramentas de monitoramento e treinamento para usar o software, mas os benefícios a longo prazo irão rapidamente compensá-lo.
Invista em um programa de inventário gerenciado de fornecedores (VMI)
Grande parte do tempo de inatividade de um OEM pode resultar de estoques de inventário e entregas atrasadas, mas um programa VMI pode ajudar a combater esses problemas. O fornecedor é responsável por não só entregar os itens que você precisa, como fixadores e componentes de classe C, mas também armazenar o inventário adicional fora do site. Isso significa que você tem menos que se preocupar em casa. Seus trabalhadores não terão que passar o tempo ordenando por uma sala de suprimentos cheia, e quando você deriva em certas partes, o fornecedor pode facilmente e rapidamente entregar mais para reduzir o risco de lacunas na produção.
Dê aos incentivos de seus funcionários sucesso
O erro humano é uma grande parte do tempo de inatividade. Os funcionários que cometem erros, bem como aqueles que não estão operando de forma eficiente, podem criar atrasos. Oferecer incentivos para um trabalho bem feito é outra rota efetiva de inspirar os trabalhadores das fábricas para fazer seus trabalhos bem. Estabelecer metas pequenas, como passeios em equipe ou cartões de presente, não apenas incentiva os trabalhadores a se tornarem melhores artistas, mas também poderá mudar o ambiente do OEM e fortalecer a retenção de funcionários. Os trabalhadores felizes são muito mais propensos a acompanhar o cronograma.
Utilize o método kanban
Esta estratégia de produção pode ajudar a melhorar o fluxo de trabalho em toda a linha de produção. Em cada etapa, os trabalhadores podem indicar quando as compilações estão concluídas e prontas para o próximo passo no processo. Kanban também facilita a bandeira de problemas como peças defeituosas ou outros problemas que poderiam criar problemas maiores se eles passassem despercebidos até mais tarde. Quando você capta problemas no início, é muito mais fácil corrigi-los e recuperar as operações. Abaixo estão algumas perguntas para você se fazer para que haja uma otimização dos processos e não gere atrasos frequentes.
- Vocês possuem problema de atraso na entrega dos pedidos?
- Há máquinas que ficam ociosas no começo do mês e sobrecarregadas no final?
- Há problemas no gerenciamento da produção da máquina gargalo?
- As ordens de produção são deixadas para o final do mês?
- Há falta de gerenciamento das ordens de produção?
- A programação da produção não é seguida devido as prioridades e urgências que entram pelo meio do caminho?
- Os funcionários tem dificuldade em enxergar a real capacidade da fábrica? O comercial acaba vendendo mais do que a fábrica tem capacidade de atender?
- Há dados sobre o quanto de dinheiro é perdido com os problemas de atraso?
- Vocês sabem quantos % dos pedidos estão em atraso?
- Atrasar os pedidos implicam em multas para vocês ou perda de clientes?
- Os atrasos da empresa implicam em problemas nos contratos dos clientes?
- Qual o valor perdido com horas improdutivas das máquinas no final do mês?
- Quais os benefícios se nós conseguíssemos reduzir seu atraso pela metade?
- Seria interessante se fosse possível visualizar o nível de alocação de cada etapa do processo do produtivo?
- Quais os benefícios se vocês conseguissem antecipar parte da demanda para os momentos de baixa produção?
- Quais os benefícios se vocês reduzissem o tempo parado por falta de ordem?
Dicas para Reduzir Atrasos
Qual é o Histórico de redução de atrasos?
Um dos problemas que mais castiga as pequenas e médias indústrias, durante os períodos de crescimento econômico, são os atrasos. Nada deixa mais o empresário angustiado do que ver uma enxurrada de pedidos em sua empresa e não conseguir atendê-los. O não atendimento, além do desconforto, provoca multas e perdas de contrato e se não resolvido a tempo, pode levar a empresa a falência. Durante o curso foi desenvolvido um sistema de controle da programação da produção numa indústria metalúrgica. O sistema permitiu ao programador visualizar num mesmo gráfico as ordens e as horas disponíveis de cada equipamento. Esta inovação simples e poderosa deverá ajudar muitas outras empresas a resolver problemas semelhantes. O projeto resultou numa redução de 50% de atraso já no primeiro mês de utilização.
Quem é o Público alvo?
Empresas cuja programação da produção estejam entre as atividades chave do negócio.
Quais os Resultados esperados?
A empresa reduziu o atraso em 50% após implantar um sistema de controle de produção que leva em conta o carregamento de cada operação. O sistema antecipa ou posterga pedidos no intuito de reduzir o tempo improdutivo e evitar super alocação, gerada pela programação de data mais tarde
Planejamento eficaz
Ter uma compreensão clara de todas as tarefas que precisam ser feitas e quanto tempo cada uma levará. Faça uma lista de tarefas e estabeleça prazos realistas para cada uma.
Priorização
Nem todas as tarefas são igualmente importantes. Determine quais tarefas têm maior prioridade e dedique mais tempo e recursos a elas.
Reserva de tempo
Sempre planeje um pouco de tempo extra para cada tarefa ou compromisso, para levar em conta possíveis atrasos ou problemas inesperados.
Evite a sobrecarga
Evite assumir mais tarefas do que você pode realisticamente lidar. Isso pode levar a atrasos e estresse.
Comunicação clara
Em um ambiente de equipe, é importante comunicar claramente os prazos e expectativas. Isso garante que todos estejam na mesma página e possam trabalhar juntos para evitar atrasos.
Ferramentas de gerenciamento de tempo
Use ferramentas como calendários, aplicativos de gerenciamento de projetos ou listas de tarefas para ajudar a manter o controle de seus compromissos e prazos.
Manter a saúde
Manter-se saudável e equilibrado pode melhorar sua eficiência e produtividade. Dormir o suficiente, manter uma boa dieta e fazer exercícios regularmente podem ajudar a evitar atrasos causados por doenças ou fadiga.
Delegação
Se você estiver sobrecarregado com muitas tarefas, considere delegar algumas delas a outras pessoas, se possível.
Lembrando que nem todos os atrasos podem ser evitados. Às vezes, coisas inesperadas acontecem que estão fora do nosso controle. No entanto, seguindo essas dicas, você pode reduzir a probabilidade de atrasos e estar melhor preparado para lidar com eles quando ocorrerem.
