Como tomar decisões em grupo?
Embora muitas das decisões que tomamos diariamente sejam bastante simples, outras não, como tomar decisões em grupo. Essas decisões podem envolver a assimilação de uma grande quantidade de informações, a exploração de muitas ideias diferentes e o desenho de muitas vertentes de experiência. E as consequências da decisão certa ou errada podem ser profundas para a equipe e a organização. Essas são decisões que muitas vezes, nossos Green Belts e Black Belts tem de tomar.
Então, os líderes devem ser decisivos, pensar os problemas por conta própria e tomar medidas firmes?
Em alguns casos, não.
Há um limite para a quantidade de informações que um indivíduo pode processar e um limite de quantas perspectivas uma pessoa pode ver. Muitas decisões precisam de participação em grupo completo para explorar a situação, fornecer informações e fazer uma escolha final. Como você provavelmente já viu, os grupos geralmente podem tomar melhores decisões do que qualquer pessoa que esteja operando sozinha. Esta é uma das principais razões pelas quais boas empresas possuem conselhos, para as quais são tomadas decisões importantes.
Além disso, muitas decisões precisam que as pessoas afetadas pela decisão as comprem para que elas sejam implementadas com sucesso, e é difícil obter essa compra se as pessoas não estiverem envolvidas no processo de tomada de decisão.
O problema é que, quando você traz outras pessoas no processo de tomada de decisão, você precisa abordar as decisões de forma diferente. Essas abordagens variam, dependendo de vários fatores diferentes, incluindo:
- O tipo de decisão.
- O tempo e os recursos disponíveis.
- A natureza da tarefa a ser trabalhada.
- O ambiente que o grupo deseja criar.
- A quantidade “venda” do projeto necessária.
Compreender qual é a melhor forma de organizar decisões para sua equipe é uma habilidade importante. Mostraremos algumas ferramentas-chave que você pode usar quando quiser envolver toda a equipe no processo de tomada de decisão.
Como tomar decisões em grupo?
Utilizar a equipe é algo desafiador, e é preciso preparação e tempo. Como diz o ditado, se você juntar três pessoas em uma sala, muitas vezes você terá quatro opiniões. As pessoas geralmente podem ver problemas de forma diferente - e todos eles têm experiências, valores, personalidades, estilos e necessidades diferentes. As estratégias de tomada de decisões em grupo devem, portanto, ser usadas quando você quer participar e alcançar o consenso.
Quando o tempo é essencial, uma boa decisão é tomada rapidamente. Isso geralmente não acontece com a tomada de decisão da equipe completa. E quando uma ou duas pessoas têm a experiência necessária para tomar a decisão, não faz sentido envolver toda a equipe - os especialistas fornecem a maior parte da contribuição e fazem a escolha final de qualquer maneira.
No entanto, onde a situação é complexa, as consequências são significativas, o compromisso e a compra são importantes, e onde os membros da equipe podem trabalhar em conjunto de forma madura, a tomada de decisões na equipe geralmente é melhor.
Quais são os métodos de consenso para decisões em grupo?
Quando todo o seu grupo precisa estar envolvido no processo, você precisa explorar modelos de tomada de decisão consensuais. Com isso, cada membro da equipe tem a oportunidade de fornecer informações e opiniões. Todos os membros discutem alternativas até chegarem a um acordo sobre uma solução.
O consenso, muitas vezes é um compromisso. Nem todos obtêm tudo o que querem da decisão final. No entanto, como todos têm uma contribuição justa, as decisões alcançadas são frequentemente as que todos podem viver.
Vejamos algumas estratégias de tomada de decisão da equipe.
Garantir a participação
Uma decisão de consenso depende de ouvir a opinião de todos. Em uma situação em equipe, isso nem sempre ocorre naturalmente: pessoas assertivas podem ter mais atenção. Os membros da equipe menos assertivos geralmente podem se sentir intimidados e nem sempre falam, particularmente quando suas ideias são muito diferentes da visão popular.
A Técnica Stepladder pode ajudá-lo a gerenciar essas diferenças. Cada membro da equipe pensa sobre o problema individualmente e, um por vez, apresenta novas ideias ao líder do grupo - sem saber quais ideias já foram discutidas. Depois que as duas primeiras pessoas apresentam suas ideias, eles as discutem juntas. Então o líder adiciona uma terceira pessoa, que apresenta suas ideias antes de ouvir a ideia anterior. Este ciclo de apresentação e discussão continua até que toda a equipe tenha a chance de adicionar suas opiniões.
O benefício deste processo é que todos se sentem ouvidos e reconhecidos. Uma vez que todas as ideias tenham sido apresentadas, a equipe pode procurar formas de reduzir as opções e tomar uma decisão.
Votação por Consenso
Votar é um método popular para tomar decisões, e é uma boa abordagem para usar onde as opiniões estão fortemente divididas entre duas ou três opções. Infelizmente, torna-se menos útil quando há muitas opções - imagine uma eleição em que as pessoas tenham apenas um voto para escolher entre oito candidatos: é possível que um candidato vença com 13 por cento do voto. Isso deixaria 87% das pessoas sentindo-se muito insatisfeitas!
A multi-votação pode resolver esse problema. Procedendo através de uma série de rodadas de votação, os indivíduos recebem um certo número de votos em cada cédula, que podem alocar as várias opções de qualquer maneira que desejem. Essencialmente, eles fornecem uma "ponderação" para suas escolhas. Eles podem dar um voto a cada uma de várias opções diferentes, todos os votos para uma escolha, ou qualquer combinação entre eles. Depois de todos os votos serem colocados, as escolhas com o maior número de votos são realizadas até a próxima rodada, até que um vencedor emerge. Esse método permite que mais pessoas tenham contribuições para a decisão final.
Ainda pode haver pessoas que dão a escolha final sem votos, mas esse número tende a ser significativamente reduzido. Este método é popular quando o tempo é um problema e o compra completa não é essencial para o sucesso.
Configurando Prioridades de Grupo
Uma situação semelhante é onde você precisa priorizar um conjunto de opções, onde todos têm pontos de vista diferentes e não há uma estrutura objetiva que as pessoas podem usar para decisões. (A situação clássica em que isso ocorre é onde as pessoas estão alocando recursos entre projetos concorrentes.)
Aqui, a Contagem Borda Modificada fornece um quadro efetivo para classificar as prioridades e escolher a opção que melhor se adequa a essas prioridades. Primeiro, a equipe discute o problema, então os membros da equipe restringem os problemas às escolhas-chave que devem avaliar. A partir daí os participantes classificam suas principais escolhas. A equipe totaliza os rankings para cada alternativa, e as opções com o ranking mais alto emergem como prioridades do grupo.
Contribuições anônimas
Às vezes, as pessoas com conhecimentos profundos, os quais você precisa recorrer, podem não gostar muito, pois podem ter dificuldades em trabalhar juntas. Em outros, as pessoas podem precisar discutir questões que são reais, mas desagradáveis ou embaraçosas. Em outros, as propostas podem precisar ser desenvolvidas e exploradas em detalhes tremendos, adequando o escrutínio individual e a análise longe de uma reunião. Para essas situações, gerenciar o processo de forma a permitir contribuições anônimas e remotas pode ajudá-lo a evitar situações destrutivas e alcançar uma decisão boa e bem pensada.
Com o Método Delphi, um facilitador ajuda os participantes a desenvolverem ideias de soluções individuais e a enviar suas ideias de forma anônima - os outros membros da equipe não sabem quem apresentou quais ideias. O facilitador recolhe e organiza a contribuição, envia-a a outros para o desenvolvimento, a crítica e o refinamento, depois vai para todos os participantes até que todos concordem com um conjunto final de escolhas - e, eventualmente, uma decisão final. Conduzir essas discussões é muito demorado, e você precisa de um facilitador experiente que possa ajudar as pessoas a se juntarem para encontrar uma solução. Mas o resultado geralmente é uma decisão final robusta que foi totalmente explorada e é suportada por cada membro da equipe.
