Quais são as técnicas para se desenvolver melhorias?
Algumas técnicas no desenvolvimento de mudanças que levarão à melhorias são:
- Análise Crítica do Sistema Atual
- O uso de Tecnologia
- Pensamento Criativo
- Uso de Conceitos sobre Mudanças
O que é a Análise Crítica do Sistema Atual?
Algumas vezes leva-se pouco tempo para desenvolver boas ideias de mudanças, através de reflexão sobre o sistema (talvez se utilizando de um fluxo) e usando o conhecimento que já existe sobre o assunto tratado. Discutindo ou documentando a forma com que um processo é atualmente realizado ou como um produto trabalha ou é usado, pode ser suficiente para identificar mudanças.
Para auxiliar na Análise Crítica, dados podem ser coletados e analisados para construir conhecimento sobre o sistema atual. A coleta e análise de dados contribuíram significativamente na identificação de problemas e suas causas, assim as mudanças podem ser testadas em ciclos posteriores.
Ferramentas de análise de dados mais sofisticadas (tais como planejamento de experimentos, análises de regressão, análises de séries temporais ou simulações) estão disponíveis. Quando apropriado, este métodos podem ser usados para auxiliar no desenvolvimento de mudanças.
O que é o Uso da Tecnologia para realizar melhorias?
Nessa discussão, tecnologia será definida como a ciência de aplicação prática, incluindo equipamentos, materiais, sistemas de informação e métodos. Tecnologia pode ser usada para gerar mudanças de segunda ordem.
Se aplicadas corretamente, as novas tecnologias oferecem às organizações a oportunidade de implementar grandes melhorias simplesmente aplicando aquilo que os outros têm desenvolvido. De qualquer forma, grande quantia de dinheiro e tempo são necessários para fazer acontecer uma mudança que envolva tecnologia especialmente numa indústria capitalista como a manufatureira. Em algumas situações, a mudança pode nem mesmo resultar em melhoria.
Isso frequentemente acontece com empresas que implantam novas tecnologias. Entre 1985 e 2005, as empresas investiram mais de dois trilhões de dólares em novos sistemas de informação. Estes sistemas têm criado oportunidades para a solução de problemas de qualidade, redução de custos e desenvolvimento de novos produtos e serviços. Alguns questionariam, de qualquer forma, se eles têm resultado em melhorias desejadas. Se considerar que métodos de melhoria se dá pela aquisição e uso de novas tecnologias, deduz-se que a tecnologia resultará em uma melhoria.
O que fazer para se ter vantagens utilizando tecnologias?
Para se ter vantagens com as novas tecnologias, os processos para representam conquistas tecnológicas relevantes dentro da organização deveriam ser colocados juntamente com os processos que trazem benefícios tecnológicos. Em certas situações, uma organização pode também conseguir se envolver durante os primeiros estágios do desenvolvimento de novas tecnologias. Isso pode ser feito pelo estabelecimento de parcerias com outras organizações ou permitindo aos desenvolvedores testarem a tecnologia na sua própria organização.
A identificação de novas tecnologias começará respondendo à terceira questão fundamental do modelo de melhoria (Quais mudanças podemos fazer que resultem em melhoria?). As outras duas questões do Modelo de Melhoria (O que nós estamos tentando realizar? e Como sabemos se uma mudança é uma melhoria?) deveriam também ser respondidas. Isso reduzirá a aquisição de tecnologia para fins tecnológicos.
As organizações poderiam determinar os modos de testar novas tecnologias em pequena escala, o que deve ajudar a reduzir o risco em trazê-las para a organização. Alugar ou fazer “leasing” de novos equipamentos, tendo um fornecedor de um pequeno lote de materiais e utilizar novos remédios em animais de laboratórios em vez de usá-los em pessoas, são exemplos de caminhos para testar novas tecnologias.
Assim como (ou possivelmente mais que) qualquer outra mudança, o uso de novas tecnologias enfrentará resistência e outros problemas. Algumas pessoas encontrarão dificuldade em ter que mudar para usar novas tecnologias. Quando os computadores começaram a ser usados, algumas pessoas se sentiam mais confortáveis usando a máquina de escrever e os arquivos de pastas. Geralmente não é fornecido um treinamento adequado. Às vezes, quando é fornecido, pessoas arrumam uma desculpa para evitá-los. Para diminuir estes problemas, a gerência deveria ter um planejamento para ajudar estas pessoas na transição do uso de novas tecnologias.
O que não devemos fazer ao adotar uma nova tecnologia?
A seguir, são relacionados alguns cuidados para fazer mudanças que incluem tecnologias.
Não automatize um sistema com problemas
Não adianta automatizar um sistema com problemas. Isso apenas permite que erros sejam cometidos mais rapidamente. Nesse caso, o uso da tecnologia era uma mudança de alto custo que não resultaria em melhoria. Uma melhoria poderia ter sido feita simplesmente com o reprojeto do sistema. Mudanças tais como: demonstração dos erros (más interpretações) e simplificação do formulário, minimização do número de “handoffs”, e padronização do sistema, deveriam ser considerados. Ciclos deveriam ser planejados para reprojetar o sistema antes que uma mudança que envolva automatização seja desenvolvida e testada
Tente reservar soluções tecnológicas para melhoria de sistemas estáveis em vez de resolver causas especiais.
Antes que seja desenvolvida uma mudança que envolva tecnologia, deveria ser compreendido se causas especiais afetam a variabilidade no sistema. Se o sistema foi estudado por pessoas na fábrica, elas podem descobrir que circunstâncias especiais foram a fonte de muitas das variações. Circunstâncias especiais podem incluir mudanças nos lotes de matérias-primas, substituição dos operadores, ou mudanças nas condições de operação.
Embora os novos equipamentos possam aliviar o efeito dessas causas especiais, uma mudança a mais no custo efetivo poderia ser possível. Uma vez que as causas especiais foram identificadas e removidas, se for necessário redução adicional da variação, então será requerida uma mudança fundamental a mais. Somente, então, deveria ser considerado o uso de novas tecnologias.
Direcione as mudanças que envolvam tecnologia a um “gargalo”
Um “gargalo” numa organização significa qualquer momento onde a demanda por um recurso é maior que sua disponibilidade. Uma vez que o limite do sistema é definido pela capacidade no gargalo, mudanças deveriam ser direcionadas ao aumento do fluxo através daquele recurso. O uso da tecnologia para aumentar a capacidade nas áreas que não são gargalos, não resultarão no aumento da eficiência do sistema. Isso apenas resultará em maior tempo de espera no gargalo. Lembram da Teoria das Restrições?
É melhor não usar tecnologia nenhuma do que usar uma que não seja confiável
Uma vez que uma mudança que envolva tecnologia é implementada, as pessoas acreditam em sua performance. A nova tecnologia deveria, consequentemente, ser completamente testada de forma a não deixar dúvidas sobre sua confiabilidade. Mas nem sempre é assim. Lembram do início dos GPSs automotivos? Dava para confiar?
Como utilizar o pensamento criativo para gerar melhorias?
Falando de uma forma simplificada, criatividade é a invenção de uma nova ideias. De onde vêm as novas ideias ? Como fazer para conseguir mais ideias criativas? O modo que a mente humana trabalha é bem apropriado para produzir novas ideias – por ser criativa. Isso significa que a criatividade não é privilégio de algumas pessoas, mas é uma capacidade que todos possuem. Como então as pessoas podem desatar esta capacidade?
A natureza da mente que é uma generosa fonte de criatividade, é também a força que impede a criatividade. Um modo de pensar da mente é como um sistema de informações auto-organizável. Como percepções e experiências ocorrem, a mente tenta encontrar significado e ordem. Este processo organizacional utiliza padrões de pensamentos pré-existentes para julgar o significado das novas experiências. O uso de padrões de pensamentos pré-existentes restringe fortemente as opções de mudança consideradas pelas pessoas. É uma das razões primárias que indivíduos ou grupos que não têm habilidades para melhorias, geralmente produzem ideias para melhorias que são “mais do mesmo” (ou seja, sempre as mesmas coisas).
Os padrões normais de pensamento que ocorrem numa situação específica têm uma lógica que foi estimulada com o passar do tempo. Uma vez que uma nova ideia não adquiriu ainda um padrão da lógica para suportá-la, ela pode ser facilmente cancelada pela lógica mais bem desenvolvida dos padrões de pensamento pré-existentes. Dessa forma, uma idéia promissora pode ser esmagada antes que tenha a chance de ser aperfeiçoada em uma mudança que resultaria em melhoria.
Uma pessoa pode facilmente imaginar as objeções lógicas que surgiram de outros, em de reuniões do departamento de distribuição, quando alguém primeiro sugeriu preparar remessas antecipadas. Uma importante conquista em criatividade é geralmente produzida pelo reconhecimento e utilização de diferentes modos de pensamento.
Quais são os três tipos de pensamentos criativos?
Os três modos de pensamento que estão geralmente presentes quando mudanças estão sendo desenvolvidas são:
- Pensamento Criativo, que resulta em novas ideias e possibilidades.
- Pensamento Positivo Lógico, que se refere a como fazer uma nova idéia funcionar.
- Pensamento Negativo Lógico (Crítico) que é focalizado em encontrar falhas lógicas numa nova idéia.
Todos os três modos são importantes e têm um papel nas mudanças que resultem em melhoria. Sem pensamento criativo, alguma melhoria incremental pode resultar, mas há somente “mais do mesmo” (as mesmas coisas). Sem o pensamento positivo lógico, bons conceitos para mudança não resultarão em mudanças práticas, mudanças que funcionam para o sistema. Pensamento crítico é necessário para fazer vir à tona os problemas.
Como discutido anteriormente, pensamento crítico é útil quando revisando o sistema atual. É também particularmente útil durante o projeto de um teste para uma mudança. Quais poderiam ser os efeitos negativos da mudança? Como pode a mudança ser testada nas condições que poderiam dar a esses potenciais efeitos negativos uma chance de acontecer? Pensamento lógico positivo ajudará a desenvolver modos para superar essas dificuldades.
Estes três modos de pensamento devem ser reconhecidos e gerenciados por equipes que estejam desenvolvendo mudanças. É geralmente melhor para um grupo comprometer-se com um tipo de pensamento por vez. Quando novas ideias para mudança estão sendo desenvolvidas, pensamento positivo lógico e criativo deveria ser usado. Isso permite que o pensamento lógico melhore o pensamento criativo em vez de reprimi-lo.
Como provocar a criatividade?
Novos padrões de pensamento para melhorias abrem uma variedade de mudanças que podem resultar em melhorias. A seguir, citamos alguns métodos gerais para provocar novos padrões de pensamento:
- Ter tempo. Este é o método mais simples para ter ideias de melhorias. Gastar pelo menos cinco a dez minutos para ter pensamento criativo.
- Estar no lugar certo na hora certa. A estória diz que Isaac Newton teve o pensamento sobre a gravidade através de uma maçã que caiu na sua cabeça quando ele estava sentado debaixo de uma árvore. Gastar um tempo observando clientes ou entendendo o papel deles, pode permitir a uma pessoa estar no lugar certo, no momento em que eventos ocorram e provoquem novas ideias.
- Desafiando os limites em que as mudanças podem ser desenvolvidas. Pessoas são frequentemente limitadas em desenvolver mudanças por limites implícitos ou explícitos. Para desafiar estes limites da melhorias, comece a listá-los. Então, elimine ou expanda os limites. Um dos limites listados por um grupo trabalhando na melhoria de prestação de serviços de uma lanchonete de um escritório, foi que a comida era sempre paga somente depois de selecionada. Quando o time desafiou este limite, começou-se a usar tickets pré-pagos.
- Atacar a solução. Muitas vezes as mudanças que são sugeridas, são as mesmas e são o resultado de atuais padrões de pensamentos. Faça uma lista de mudanças sugeridas e identifique o que elas têm em comum. Como no desafio dos limites, ataque os pontos comuns como impedimento para novas ideias. Um grupo trabalhando na melhoria de eficiência do processo de preenchimento de pedidos, examinou as mudanças que foram feitas. Embora algumas mudanças fossem satisfatórias, todas elas focalizavam a redução de trabalhos burocráticos dentro da organização. Uma revisão destas soluções resultou que os pedidos dos clientes fossem endereçados diretamente aos computadores da área de distribuição.
- Usar objetivos “não realistas”. Quando a forma com que as coisas são feitas é inadequada para alcançar os objetivos, faça a pergunta: “O que poderia ser ..............? (Complete o espaço em branco com algum objetivo não realista). Isto ajuda as pessoas a abandonarem a atual maneira de pensar.
- Foco na necessidade. Para qualquer produto ou serviço, articular qual é a necessidade de melhorias em comum do produto ou serviço, e então definir o ataque à solução, e desconsiderar as opções atuais de produtos e serviços. Haverá muitas maneiras de casar as necessidades com os novos produtos e serviços. Por exemplo, uma empresa de paisagismo fornece o serviço de cortar grama. Depois deles articularem a necessidade de conservar a grama curta, criou-se a necessidade por este serviço, e eles começaram a experimentar um produto que diminuia o crescimento da grama. Isto quase eliminou o serviço de corte de grama.
Como utilizar os conceitos de mudanças para melhorias?
Se um conceito é uma noção geral que está envolvida com uma idéia específica , o que significa “conceito de mudanças”? Um conceito de mudança é uma noção geral útil no desenvolvimento específico de ideias para mudança, que resultem em melhorias.
Há setenta “conceitos de mudanças” que estão no centro das mudanças que resultam em melhoria. Muitas delas são baseadas nos elementos do Sistema de “Conhecimento Profundo” de Deming. Apreciação de um sistema, variabilidade, teoria do conhecimento e psicologia. Outros foram coletados ao longo do tempo pelos autores desse livro. Usar conceitos de mudança, provocará formas de pensar sobre o problema que se tem em mãos.
Um conceito de mudanças não é específico o bastante para uso imediato. Conceitos como “aliviar o fluxo de trabalho” e “diminuir manuseio” devem ser aplicados para situações específicas e então tornar-se idéias para mudanças. As duas maneiras sugeridas aqui para se usar os conceitos de mudanças são similares, e são baseadas na habilidade de ir para trás e para frente entre o geral (conceitos de mudanças) e o específico (ideias). Os exemplos descritos no apêndice demonstram o uso desta habilidade. Isto é muito importante se praticar quando é usado o conceito de mudanças.
Conceitos de mudanças podem ser usados para estimular tanto pensamentos críticos como criativos. Os conceitos de mudanças em categorias como “melhoria do fluxo de trabalho”, “foco nas variações” e “prova de erros” contém princípios de bons projetos de sistemas. Se você refletir o que está errado com o sistema atual, tem que ter em mente que alguns conceitos de mudanças melhorarão a qualidade e quantidade das mudanças que você desenvolveu. Pensamentos criativos podem ser estimulados se certos conceitos de mudanças são selecionados (talvez mesmo os aleatórios) e usados como estimuladores.
